ETA
Ook bekend als: Estimated Time of Arrival, verwachte aankomst
ETA is de Estimated Time of Arrival, het verwachte aankomstmoment van het schip, het vliegtuig of de trailer. In de douaneketen stuurt de ETA het moment van vooraanmelding, T1 en invoeraangifte.
Wat is de ETA in de douaneketen?
ETA staat voor Estimated Time of Arrival. Het is het verwachte moment waarop het vervoermiddel aankomt: het schip aan de kade, het vliegtuig op de cargo-terminal, de trailer bij het warehouse. Het is een planninggegeven, geen douanestatus. Zonder ETA weet je niet wanneer de aangifte de deur uit moet. Verwar deze ETA niet met de Electronic Travel Authorization die sommige landen van reizigers vragen. In deze kennisbank is ETA het aankomstmoment van de lading. De bron is het vervoersdocument of de carrier: de bill of lading bij zeevracht, de airwaybill bij luchtvracht, de planning van de vervoerder bij wegvervoer. Naast de ETA staat de ATA, Actual Time of Arrival. De ATA is het moment waarop het vervoermiddel daadwerkelijk is aangekomen. In veel ketens is de ATA het startsein voor de T1 of voor de invoeraangifte. De ETA is het startsein voor alles wat daarvóór moet gebeuren.
Waarom stuurt de ETA de aangifte?
Keuringsplichtige zendingen moeten vóór aankomst zijn voorgemeld via CLIENT PD. Die melding time je op de ETA, niet op de ATA. Een vooraanmelding die pas binnenkomt als het schip al aan de kade ligt, laat de keurder geen ruimte. Code 2 landt dan op een zending die al stilstaat. Ook de invoeraangifte kan op de ETA worden voorbereid: documenten compleet, machtiging geldig, goederencode gezet, MRN van een eventuele T1 bekend. Indienen doe je pas als de goederen er zijn of als de regeling dat toestaat, maar het dossier moet klaarstaan. Een ETA die schuift, schuift dat klaarzetten mee. Terminals en warehouses plannen lossing op de ETA. Een douanedossier dat pas na ATA op groen gaat, mist de lossing die op de ETA was ingepland. Demurrage en wachturen ontstaan op dat verschil, niet op de aangifte zelf.
Waar haal je een betrouwbare ETA vandaan?
Bij zeevracht uit de rederijplanning en uit Portbase of MyTerminal, niet uit de B/L alleen. De B/L draagt een oorspronkelijke ETA die bij vertrek is gezet. Die verschuift. Portbase en MyTerminal geven de actuele terminalplanning. MyTerminal is per terminal actueler en vergt een licentie. Portbase is het port community systeem waarop de keten verder draait. Bij luchtvracht uit de airwaybill en uit de status van de airline of de handling agent. Een AWB heeft een vluchtnummer en een geplande aankomst. Die aankomst schuift bij een missed connection of een rollover naar de volgende vlucht. Zonder update van die AWB-status werk je op een ETA van gisteren. Bij wegvervoer uit de planning van de vervoerder. Daar is de ETA vaak een venster, geen tijdstip, en hij beweegt met files, ferry en rusttijden. Bouw hem niet in als een vaste klok. Bouw hem in als een signaal dat het dossier compleet moet zijn voordat de trailer bij de poort staat.
Wat is het verschil tussen ETA en ATA?
De ETA is een verwachting. De ATA is een feit. De Douane rekent in termijnen vanaf feitelijke aankomst en vanaf opening van de T1, niet vanaf wat de rederij drie dagen eerder dacht. Een T1-termijn van veertien dagen loopt vanaf vertrek of vanaf de gestelde termijn, niet vanaf de ETA. Operationeel is de ATA het moment waarop automatische stappen mogen vuren: T1 openen, lossingsvergunning voorbereiden, IMA inschieten als de afspraak is dat de aangifte bij aankomst de deur uit gaat. Vuur die stappen niet op de ETA. Een schip dat twaalf uur later binnenkomt, levert anders een T1 of een IMA op voor goederen die er nog niet zijn. De ETA blijft nodig voor alles wat voorbereiding is. De ATA is de schakelaar voor alles wat indiening is. Wie die twee rollen omwisselt, dient te vroeg in of meldt te laat voor. Beide fouten zijn in de mail terug te vinden als te vroeg geweigerd of als keuring die de planning raakt.
Hoe bewaak je verschuivende ETA's?
Abonneer op de bron die de ETA beweegt, niet op de kopie in het dossier. Bij containers is dat Portbase of MyTerminal. Bij luchtvracht de AWB-status. Bij wegvervoer de update van de vervoerder. Een ETA die alleen bij intake is vastgelegd, is binnen een dag een leugen. Koppel de verschuiving aan de openstaande acties. Schuift de ETA een dag, dan schuift de vooraanmelding, de keuringsafspraak en de inplanning van de truck. Schuift hij in het weekend, dan schuift een mogelijke fysieke controle naar maandag. De aangifte zelf is dan het minste probleem. De keurder en de chauffeur zijn het probleem. Zet een grens op oude ETA's. Een zending waarvan de ETA is verstreken zonder ATA, is of vertraagd of de status komt niet binnen. In het tweede geval is de bron dood: geen Portbase-abonnement, geen AWB-update. Los de bron op, niet de aangifte. Zonder ATA gebeurt er downstream niets.
Wat gaat er mis als de ETA ontbreekt of fout is?
De vooraanmelding gaat te laat de deur uit, de IMA is niet klaar bij aankomst, en de T1 wordt geopend op een moment dat niet past. De keten loopt dan achter de feiten aan. Elke volgende schakel erft de vertraging van de ETA. Een te vroege ETA is bijna even schadelijk. De keuraangifte gaat uit, de inspectiedienst plant, en het schip is er pas twee dagen later. De keuring moet opnieuw, of de zending valt buiten het geplande venster. Update de ETA liever drie keer dan één keer te stellig. Een ETA zonder bron is een schatting van de opdrachtgever. Die mag in het dossier als indicatie, niet als trigger. Laat automatische stappen (T1, IMA, CLIENT PD) op de carrierstatus lopen, niet op wat er in de mail stond bij boeking. De bill of lading en de airwaybill zijn de ankers. De mail is dat niet.