Koppeling met je WMS, TMS of ERP
Een koppeling met je WMS, TMS of ERP betekent bij SKAI niet dat je een systeem inruilt. SKAI gaat er via een REST API bovenop zitten, haalt de zendinggegevens op die er al staan en schrijft de aangiftestatus en het MRN terug in het systeem waar je planners en je administratie toch al werken.
Vervangt SKAI mijn WMS, TMS of ERP?
Nee. Je magazijnsysteem blijft de plek waar de voorraad staat, je TMS blijft de plek waar ritten en containers staan, en je ERP blijft de plek waar de order en de factuur vandaan komen. SKAI legt daar een douanelaag overheen en praat met die systemen via een REST API. Dat is een bewuste keuze. Een douaneproces omzetten is al ingrijpend genoeg. Komt daar ook nog een migratie van je magazijn- of ordersysteem bij, dan schuift de livegang een half jaar op en zit je team in twee projecten tegelijk. Bovendien is het systeem dat je draait meestal niet het probleem. Het probleem is dat de douanestap ernaast staat, in Excel, in de mail en in losse portalen. Praktisch verandert er niets aan je bestaande schermen. Je planner boekt de zending zoals altijd en de aangifte ontstaat daaruit. Wat je wel terugziet is een statusveld en een MRN op het dossier, zodat niemand meer in een tweede systeem hoeft te kijken om te weten of een zending vrij is.
Welke gegevens gaan naar SKAI toe en wat komt er terug?
Heen gaan de zending en het artikel. Uit je TMS of WMS komen het zendingnummer, de opdrachtgever, de laad- en losplaats, het containernummer, het aantal colli, het bruto- en nettogewicht en de regeling die je wilt gebruiken. Uit je ERP of artikelbestand komen per regel de goederencode, het land van oorsprong, de waarde, de valuta, de hoeveelheid in de juiste eenheid en de documentcodes die bij dat artikel horen. Terug komt wat de douane ervan vindt. Zodra SKAI het dossier heeft opgesteld en ingediend, schrijft de koppeling de status terug: in behandeling, aangenomen, geweigerd met de reden erbij, of vrijgegeven. Bij aanname komt het MRN mee, en dat nummer is precies wat je chauffeur, je terminal en je opdrachtgever willen zien. Die terugkoppeling is meer dan een geruststelling voor de planning. Het MRN en de dossierstatus zijn ook de haakjes waaraan je facturatie hangt. Pas als er een aangiftenummer is, weet je administratie wat er gefactureerd kan worden en op welk dossier het hoort.
Waarom bepalen stamgegevens of een koppeling werkt?
Een koppeling verplaatst gegevens, maar bedenkt ze niet. Een goederencode die niet in je artikelbestand staat, staat na de koppeling nog steeds nergens. Hetzelfde geldt voor het land van oorsprong en voor de documentcode van een vergunning of een certificaat. Die drie velden zijn in de praktijk de reden dat een aangifte blijft hangen. SKAI vangt een deel daarvan op door het brondocument te lezen. Staat de code op de factuur, dan haalt SKAI hem daar vandaan, met een bronlabel terug naar de regel waar hij stond. Waarde, gewicht en aantallen worden tussen factuur, packing list en B/L vergeleken, dus een afwijking komt boven voordat de aangifte de deur uit gaat. Maar wat nergens staat, moet een mens invullen, en dat is precies het werk dat je met een koppeling wilde besparen. Daarom begint een implementatie bij het artikelbestand en niet bij de techniek. Hoeveel artikelen hebben een code van acht of tien cijfers, hoeveel hebben een oorsprong, en hoeveel hebben alleen een omschrijving? Dat antwoord bepaalt hoeveel van je stroom straks zonder tussenkomst doorloopt en bij welke klant je begint.
Wat doet de jaarwisseling van de gecombineerde nomenclatuur met je artikelbestand?
De gecombineerde nomenclatuur wijzigt elk jaar per 1 januari. Codes vervallen, splitsen of krijgen een andere omschrijving, en dat gebeurt ook als aan jouw product niets is veranderd. De nieuwe versie verschijnt in het najaar in het Publicatieblad, met correlatietabellen die laten zien welke oude code naar welke nieuwe gaat. In een artikelbestand dat niet wordt bijgehouden is dat elk jaar hetzelfde beeld. De eerste week van januari komt een reeks aangiften terug omdat de code niet meer bestaat, en dan zit je team codes te zoeken terwijl de containers al op de kade staan. Een koppeling maakt dat zichtbaarder in plaats van kleiner, want de aangiften gaan sneller de deur uit en de weigeringen komen dus ook sneller terug. De remedie is saai en werkt. Leg per artikel vast wanneer de code voor het laatst is gecontroleerd en waarop de indeling berust: de posttekst, een aantekening of een BTI. Loop het bestand in november langs de correlatietabellen. SKAI toetst elke code tegen DTV en EU TARIC, inclusief de maatregelen en de vereiste documenten, dus een vervallen code komt naar boven voordat de aangifte wordt ingediend en niet erna.
Hoe houd je de voorraad in een douane-entrepot aansluitend op de aangiften?
Bij een douane-entrepot is de koppeling geen gemak maar een vergunningvoorwaarde. De voorraadadministratie moet op elk moment aansluiten op de aangiften. Elke plaatsing hoort bij een aangifte, elke uitslag hoort bij een aangifte, en een verschil dat je niet kunt verklaren wordt een douaneschuld over de ontbrekende goederen. In de praktijk gaat het mis waar het magazijn en de douaneadministratie los van elkaar bewegen. Een correctie in het WMS, een omgeboekte pallet, een breukregel of een monster dat eruit is gegaan: komt die mutatie niet aan de douanekant terecht, dan staat het verschil er en groeit het stil door tot de eerste controle. Een koppeling die de voorraadmutaties meeneemt houdt beide kanten in dezelfde beweging. Wat het magazijn boekt komt binnen bij de douaneadministratie, en wat SKAI aangeeft komt terug op de voorraadregel. Een maandelijkse handmatige afstemming haalt die eis zelden, simpelweg omdat een verschil van vier weken oud niet meer te reconstrueren is.
Hoe lang duurt zo'n koppeling en wat is er van jouw kant nodig?
Reken op weken, niet op maanden. Een koppeling is geen migratie: er wordt geen data verplaatst en er gaat geen systeem uit. Het werk zit in het afspreken van de velden, het testen op echte dossiers en het opruimen van de stamgegevens waar het schuurt. In het bredere traject loopt dat mee met de rest: aansluiten, inrichten, twee weken meedraaien met een of twee opdrachtgevers, daarna een interne training met je declaranten op jullie eigen dossiers. Om te beginnen heeft SKAI drie dingen nodig van jouw kant. Toegang tot een test- of acceptatieomgeving van het systeem waarop we aansluiten, met de documentatie of het veldoverzicht dat erbij hoort. Een export van je artikelbestand, ook als die niet compleet is, want juist de gaten zijn informatie. En iemand die het systeem kent, van jullie kant of van je leverancier, die kan zeggen in welk veld een gegeven werkelijk staat. Wat verder helpt is een set van twintig tot vijftig echte dossiers van een klant die je goed kent. Daarop testen gaat sneller dan op verzonnen testdata, en het laat meteen zien welke regels bij die klant per definitie anders lopen.