Terminalkoppelingen in Rotterdam
Een container komt pas van de kade als twee partijen hem hebben vrijgegeven: de Douane en de terminal. SKAI zet beide statussen naast elkaar in hetzelfde dossier, zodat je declarant meteen ziet welke kant nog blokkeert en niet de halve dag tussen portalen heen en weer klikt.
Welke terminals in Rotterdam zijn aangesloten?
SKAI koppelt met de diepzeeterminals waar het Rotterdamse containervolume vandaan komt: ECT Delta en Euromax op de Maasvlakte, Rotterdam World Gateway op Maasvlakte II en de terminals van APM Terminals, zowel Maasvlakte II als APM Terminals Rotterdam. Elke terminal heeft een eigen portaal, een eigen berichtenset en een eigen manier om een container vrij te geven. Wat ze gemeen hebben is de kern van de eis. Voor elke container moet de rederij commercieel hebben vrijgegeven, moet de douanekant rond zijn en moet de afhaling zijn aangemeld met een vervoerder en een tijdvak. Ontbreekt er een van die drie, dan staat de container er nog, ook al is er niets mis met de aangifte. Wat per terminal verschilt is de vorm. De ene wil de afhaling per container aangemeld zien, de andere per rit. De vensters heten overal anders en de weigeringsredenen komen in een andere formulering terug. Dat verschil is precies wat een koppeling wegneemt: in het dossier lees je één statusveld, niet vier dialecten.
Wat is het verschil tussen douanevrijgave en terminalvrijgave?
Douanevrijgave betekent dat de Douane de goederen heeft vrijgegeven voor de regeling die je hebt aangevraagd. De aangifte is aanvaard, er is een MRN toegekend en er loopt geen document- of fysieke controle meer. Terminalvrijgave betekent iets anders: de terminal mag deze container uitleveren aan de vervoerder die voor de poort staat. Dat zijn twee besluiten van twee partijen en ze staan los van elkaar. De terminal kijkt niet in DMS. De terminal kijkt naar wat er via Portbase binnenkomt over de douanestatus van de container, naar de vrijgave van de rederij en naar de eigen voorwaarden: is de zeevracht geregeld, is de container gelost, is er een geldige afhaalmelding. Beide moeten waar zijn voordat de container beweegt. Daarom kan een declarant denken dat hij klaar is terwijl de vervoerder nog niet weg kan, en kan een planner denken dat de vervoerder traag is terwijl de douanekant nog openstaat. Zolang die twee beelden in verschillende systemen leven, kost elk telefoontje erover twee mensen tijd.
Hoe meld je een container aan en koppel je het MRN?
Aanmelden is het moment waarop je de terminal vertelt dat er voor deze container een douaneregeling loopt en welke. In Nederland gaat dat via Portbase, met het containernummer aan de ene kant en het MRN van de aangifte aan de andere. Uit die koppeling komt de status terug waar de kade op stuurt. De koppeling zelf is de plek waar het misgaat. Een MRN hoort bij een aangifte, niet bij een container. Een invoeraangifte voor twintig containers levert één nummer op dat twintig keer moet worden aangemeld, en een zending met een T1 en een aparte inklaring heeft twee nummers waarvan er maar één de juiste is voor deze stap. Het verkeerde nummer aanmelden levert een weigering op zonder duidelijke oorzaak. SKAI legt die koppeling aan vanuit het dossier zelf. Het containernummer komt uit de bill of lading, het MRN uit de terugkoppeling van de aangifte, en beide dragen een bronlabel terug naar het document waar ze vandaan komen. Er wordt niets overgetikt en niets uit een mail geplukt.
Waarom lopen demurrage en detention op terwijl je op één document wacht?
Demurrage loopt over de tijd dat de container na de vrije periode op de terminal blijft staan. Detention loopt over de tijd dat je de container van de rederij onder je hebt nadat hij de terminal af is. De teller kijkt niet naar de reden. De teller kijkt naar de dagen. Een gezondheidscertificaat dat nog niet binnen is, een goederencode die niet aansluit op de vergunning, een factuur die pas maandag komt: het kost allemaal dezelfde kalenderdagen. Hoe verder de vrije periode achter je ligt, hoe duurder elke volgende dag per container wordt, en het weekend telt gewoon mee. Het vervelende is dat die dagen zelden als douanekosten terechtkomen waar ze zijn ontstaan. Ze komen weken later binnen als een nota van de rederij of de terminal, wanneer niemand meer kan reconstrueren welk ontbrekend document de vertraging veroorzaakte. Wie de terminalstatus en de douanestatus met tijdstempel naast elkaar bewaart, kan dat wel en kan de discussie met feiten voeren.
Hoe houdt SKAI de terminalstatus naast de douanestatus?
In SKAI is een container geen los gegeven in een ander scherm, maar een regel in hetzelfde dossier waar ook de aangifte in zit. Het dossier toont wat de Douane heeft teruggekoppeld en daarnaast wat de terminal heeft teruggekoppeld: gelost, aangemeld, vrijgegeven, geblokkeerd, of wachtend op een van de voorwaarden. Daardoor wordt de vraag die een declarant de hele dag stelt, welke kant blokkeert hier nu, een blik op één scherm in plaats van op drie portalen. Staat de aangifte op controle, dan ligt het bij de Douane. Is de aangifte aanvaard en staat de container nog op wacht, dan is het commercieel of ontbreekt de afhaalmelding. Dat onderscheid bepaalt wie je belt. Elke statuswijziging blijft in het dossier staan met tijdstip en bron, net als elk gelezen veld. Dat is prettig tijdens de rit en het is precies wat je nodig hebt als er achteraf discussie is over wie welke dag heeft laten lopen.
Wat kost het handmatig checken van drie portalen?
Een expediteur met containers over ECT, RWG en APM logt in op drie portalen, filtert per portaal op zijn eigen containernummers en legt de uitkomst naast het aangiftesysteem. Per keer is dat een paar minuten. Het probleem zijn niet die paar minuten, het is dat het per container een paar keer per dag gebeurt en dat het altijd de mensen zijn die ook de aangiften doen. Die tijd staat in geen enkel rapport. Er is geen regel voor op de factuur, geen stap voor in het dossier, en in de urenverantwoording heet het operationeel werk. Pas als iemand een dag meekijkt valt op hoeveel van de dag opgaat aan het opnieuw opzoeken van dingen die het systeem al wist. Een koppeling haalt die stap eruit. De status komt binnen, landt in het dossier en wordt alleen zichtbaar als er iets van je gevraagd wordt. Je declarant kijkt naar de uitzonderingen, niet naar alle containers.