Portbase-koppeling
Een aanvaarde aangifte is in Rotterdam en Amsterdam niet genoeg om een container mee te krijgen. De terminal kijkt naar het containernummer, en die container komt pas los als het MRN eraan gekoppeld is in Portbase. SKAI legt die koppeling vanuit het dossier waarin de aangifte al staat, zodat je declarant er geen tweede systeem voor open hoeft te zetten.
Wat is een port community system en welke partijen wisselen er gegevens uit?
Portbase is het port community system van de Nederlandse zeehavens. Het is zelf geen douanesysteem en geen terminalsysteem. Het is de plek waar partijen die elkaar verder niet kennen naar dezelfde zending kijken. Rederijen en cargadoors melden welke lading aan boord komt. Terminals melden wat ze gelost hebben en wat er op de kade staat. Expediteurs en aangevers melden welke documenten bij welke container horen. De Douane leest mee en geeft haar oordeel terug. Het lastige is dat elke partij maar een deel van de gegevens heeft. De rederij kent het B/L-nummer en het schip. De terminal kent het containernummer en de losdatum. Jij kent het MRN en de regeling die je hebt aangegeven. Portbase is de plaats waar die stukken aan elkaar worden geknoopt, en pas als ze compleet zijn mag een container van de kade. Daarom is een probleem in de haven zelden een probleem van één partij. Het is bijna altijd een gegeven dat bij de een wel bestaat en bij de ander nog niet is aangekomen.
Waarom staat mijn container stil terwijl de aangifte allang aanvaard is?
Omdat de terminal niet naar je aangifte kijkt maar naar de container. Een MRN hoort bij een aangifte, niet bij een containernummer. Zolang niemand heeft gemeld welk MRN bij welke container hoort, ziet de terminal een container staan zonder geldige vervolgbestemming, en die geeft hij niet mee. Het maakt daarbij niet uit of de aangifte een uur geleden of drie dagen geleden is aanvaard. Tot dat moment ligt de container in tijdelijke opslag op de terminal. Er loopt een termijn, er lopen opslagkosten en er loopt detentie op de container van de rederij. Die klok tikt door terwijl in jouw systeem alles op groen staat. Een aangifte met twintig containers heeft één MRN, en dat ene nummer moet bij alle twintig containernummers worden gemeld. Bij deelzendingen ontstaat het spiegelbeeld: lading in één container onder twee aangiften heeft twee MRN's nodig, en het verkeerde nummer melden levert een weigering op zonder duidelijke oorzaak.
Hoe lopen de ladingaangifte en het aankomstproces?
Het begint ruim voor aankomst. De rederij of de cargadoor dient de ladinggegevens in voordat het schip binnenkomt, zodat de Douane vooraf weet wat er aan boord zit. Op basis daarvan ontstaat bij lossing de tijdelijke opslag: de container staat geregistreerd op de terminal, met een B/L-nummer eraan, en zonder vervolgregeling gaat hij nergens heen. Daarna is het jouw beurt. Je dient de aangifte in bij DMS, je krijgt een MRN terug en je meldt dat MRN samen met het containernummer aan. Pas dan weet de terminal welke vervolgbestemming bij die container hoort. De Douane geeft vrij, of ze houdt de container tegen voor een scan of een fysieke controle, en die uitkomst komt langs dezelfde weg terug. Bij uitvoer draait de volgorde om. Dan meld je de containers vooraf aan bij de terminal, met het uitvoerdocument erbij, zodat de container de kade op mag en mee kan met het schip.
Hoe koppelt SKAI met Portbase zonder dat je van systeem wisselt?
SKAI haalt op en stuurt door. Ophalen betekent dat de gegevens die er al zijn in het dossier landen: het B/L-nummer, de containernummers, het schip, de verwachte aankomst en de losstatus. Die vergelijkt SKAI met wat op je factuur, packing list en bill of lading staat, zodat een containernummer dat niet overeenkomt opvalt voordat er iets gemeld wordt. Doorsturen betekent dat SKAI het MRN en de bijbehorende documentgegevens vanuit het dossier aanmeldt zodra de aangifte is aanvaard. Je declarant hoeft daarvoor geen portaal open te zetten en geen nummer over te tikken. De terugkoppeling landt op dezelfde plek: vrijgegeven, tegengehouden voor controle, of nog niet compleet. Naast Portbase koppelt SKAI met de Rotterdamse terminals zelf, waaronder ECT Delta, Euromax, RWG en APM. Via de REST API gaat dezelfde status door naar je eigen WMS, TMS of ERP, zodat planning en klantenservice hem zien zonder dat iemand ernaar hoeft te bellen.
Wat gaat er in de praktijk mis?
Bijna nooit de aangifte zelf. In de meeste gevallen is de aangifte inhoudelijk in orde, aanvaard en voorzien van een MRN, en is de koppeling met de container simpelweg nooit gelegd. De container staat, de klant belt, en niemand ziet waar het stokt omdat elk systeem apart bekeken op groen staat. De tweede klassieker is een containernummer dat net niet klopt. Eén teken verkeerd overgenomen uit een B/L en de melding sluit nergens op aan. De derde is een zending die tussen twee mensen valt: de aangifte is door de ene declarant gedaan, de aanmelding hoorde bij de andere, en beiden gingen ervan uit dat het gebeurd was. Wat deze drie gemeen hebben is dat ze pas zichtbaar worden als iemand er actief naar zoekt. Daarom is de statusterugkoppeling in het dossier belangrijker dan de melding zelf. Een dossier dat laat zien dat de aanmelding nog openstaat, is het verschil tussen een half uur en twee dagen.
Kun je containerlading afhandelen zonder Portbase-aansluiting?
In Rotterdam en Amsterdam praktisch niet. De terminals werken met de meldingen die via het port community system binnenkomen, en zonder aansluiting kun je die meldingen niet doen. Wat overblijft is uitbesteden aan een partij die het voor je meldt, en dan ben je afhankelijk van hun doorlooptijd en zie je zelf niet wat er is gebeurd. Voor bulk, breakbulk en luchtvracht ligt het anders, en buiten Nederland gelden andere systemen. Maar zodra er containers via de Nederlandse zeehavens binnenkomen, is de aansluiting geen keuze meer maar onderdeel van het proces. De praktische vraag is dus niet of je koppelt, maar wie de melding doet en waar je ziet dat hij gelukt is. Als dat gebeurt in hetzelfde dossier als de aangifte, valt de stap niet meer tussen wal en schip. Gebeurt het in een apart portaal, dan blijft het een handeling die iemand kan vergeten.