Kun je een CHED nog aanpassen nadat je hem hebt ingediend?

Zolang de autoriteit deel II niet heeft afgerond, kun je deel I in TRACES-NT nog wijzigen. Daarna gaat een correctie via de grenscontrolepost en is het geen kwestie meer van zelf een veld overtypen. Meld een wijziging in gewicht, container of aankomsttijd dus zo vroeg mogelijk.

Heb ik voor één zending meerdere CHED's nodig?

Ja, als de zending producten bevat die onder verschillende regimes vallen. Bevroren vis en gedroogde specerijen in dezelfde container leveren een CHED-P en een CHED-D op, elk met een eigen referentienummer. Beide moeten zijn afgerond voordat de zending vrijkomt.

Wat gebeurt er als de zending later aankomt dan aangemeld?

De aanmelding blijft geldig, maar het ingeplande keuringsmoment schuift op. De grenscontrolepost pakt de zending op het volgende moment op waarop er ruimte is, en dat kan een halve dag later zijn. Geef een gewijzigde aankomsttijd door zodra je die kent.

Wie controleert wat, de NVWA of het KCB?

De NVWA doet de veterinaire keuringen en de keuringen op levensmiddelen, het KCB voert namens de NVWA de fytosanitaire importinspecties uit en controleert de handelsnormen voor groente en fruit. De wettelijke bevoegdheid ligt in beide gevallen bij de NVWA. Op de kade bepaalt het product met wie je te maken hebt.

Moet het originele gezondheidscertificaat meereizen met de zending?

Ja, tenzij het certificaat elektronisch in TRACES is afgegeven door de autoriteit van het land van herkomst. Bij een papieren certificaat wil de inspecteur het origineel zien, met stempel en handtekening. Een scan in het dossier is genoeg om de CHED op te stellen, maar niet om de keuring mee af te ronden.

Kan de invoeraangifte al ingediend worden voordat de keuring rond is?

Je kunt de aangifte opstellen en indienen met een verwijzing naar de CHED, maar vrijgave volgt pas als de keuring is afgerond. Tot dat moment blijft de zending onder toezicht staan. Aangifte en aanmelding lopen dus parallel, niet achter elkaar.

NVWA en TRACES-NT

De keuring is niet het sluitstuk van een dossier maar de eerste harde deadline. Deze pagina beschrijft hoe SKAI de aanmelding in TRACES-NT opbouwt uit de documenten die al in het dossier zitten, welke CHED bij welke zending hoort, en wat er gebeurt als een veld afwijkt van het certificaat.

Diagram waarin velden uit certificaat, factuur en vervoersdocument samenkomen in een aanmeldformulier met drie delen

Wat doet TRACES-NT en waarom loopt elke aanmelding daarlangs?

TRACES-NT is het systeem van de Europese Commissie waarin zendingen die aan een grenscontrole onderworpen zijn, worden aangemeld voordat ze aankomen. Het is geen Nederlands portaal en geen NVWA-portaal. Elke lidstaat werkt in hetzelfde systeem, met dezelfde formulieren, en de bevoegde autoriteit van de grenscontrolepost handelt de aanmelding daar af. Een aanmelding heet een CHED, het gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst. Deel I vul je als aangever of belanghebbende bij de lading: wat er in de zending zit, waar het vandaan komt, welk certificaat erbij hoort, welke grenscontrolepost en wanneer de zending daar is. Deel II vult de autoriteit na de keuring. Deel III gaat over het vervolg, doorvoer of een maatregel na afkeuring. Zonder een afgerond deel II komt de zending niet in het vrije verkeer. De invoeraangifte verwijst naar het CHED-referentienummer, en zolang dat nummer geen goedgekeurde keuring draagt, blijft de zending onder toezicht staan.

CHED-A, CHED-P, CHED-D of CHED-PP: welke hoort bij jouw zending?

Welke CHED je nodig hebt volgt uit het product, niet uit de klant en niet uit de route. CHED-A geldt voor levende dieren. CHED-P geldt voor producten van dierlijke oorsprong: vlees, vis, zuivel, eiproducten, dierlijke bijproducten en samengestelde producten met een dierlijk aandeel. CHED-D geldt voor levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong die onder verscherpt toezicht staan, bijvoorbeeld noten, kruiden of gedroogde vruchten uit een land dat op de lijst met verhoogde controlefrequentie staat. CHED-PP geldt voor planten, plantaardige producten en ander materiaal waarvoor een fytosanitair certificaat nodig is. Een zending kan er meer dan één nodig hebben. Een gemengde container met bevroren vis en met gedroogde specerijen levert een CHED-P en een CHED-D op, elk met een eigen referentienummer en een eigen keuring. Het referentienummer draagt de soort, de lidstaat en het jaar in zich, en precies dat nummer komt terug in de aangifte. Wie de verkeerde soort kiest, merkt dat vaak pas op de kade, als de inspecteur een ander formulier voor zich heeft dan het product waar hij naar kijkt.

Hoe laat moet de aanmelding binnen zijn en hoe krijg je een keuringsmoment?

De aanmelding moet in de regel uiterlijk één werkdag voor aankomst bij de grenscontrolepost in TRACES-NT staan. Bij vers product is dat krap, omdat het gezondheidscertificaat vaak pas beschikbaar is als het vliegtuig al vertrokken is of de trailer al onderweg. Wie wacht tot alle papieren compleet zijn, mist de termijn. Met de aanmelding vraag je in de praktijk een keuringsmoment aan. De grenscontrolepost plant de keuring op basis van de aangemelde aankomsttijd. Kom je later aan dan aangemeld, dan schuift de keuring op naar het volgende moment waarop er ruimte is, en die ruimte is 's avonds en in het weekend beperkt. Dat maakt de aanmelding tijdkritischer dan de aangifte zelf. Een aangifte kun je binnen een uur rechtzetten. Een gemist keuringsmoment kost een halve dag of meer, en bij gekoelde lading loopt in die tijd de houdbaarheid gewoon door.

Gekoelde container met open deuren aan een overdekte inspectiekade, pallets met dozen zichtbaar

Wie doet wat: de NVWA, het KCB en de aangever

De NVWA is de bevoegde autoriteit voor de veterinaire kant en voor levensmiddelen. Zij bemant de grenscontrolepost, doet de documentcontrole, de overeenstemmingscontrole en de fysieke controle, en zij rondt deel II van de CHED-P en de CHED-D af. Het KCB voert namens de NVWA de fytosanitaire importinspecties uit en controleert daarnaast de handelsnormen voor groente en fruit. Bij een zending snijbloemen of verse groente is het KCB dus je gesprekspartner op de kade, terwijl de wettelijke bevoegdheid bij de NVWA blijft liggen. Bij een zending vis of vlees is het de NVWA zelf. Wat jij als aangever doet verandert daar niet door. Je meldt aan in TRACES-NT, je zorgt dat het origineel van het certificaat bij de zending is, en je bent bereikbaar als de inspecteur een vraag heeft over een regel. Wat wel verandert is wie je belt als de keuring stilstaat, en dat scheelt tijd op de dag dat het misgaat.

Hoe stelt SKAI de CHED op uit het certificaat, de factuur en het vervoersdocument?

De gegevens voor deel I zitten al in het dossier. Het gezondheidscertificaat levert de omschrijving, de goederencode, het erkenningsnummer van de inrichting van herkomst, het land van herkomst en het nettogewicht. De factuur levert de waarde en de partijen. Het vervoersdocument levert het containernummer, het zegelnummer, het schip of het vluchtnummer en de aankomstdatum. SKAI leest die documenten uit en stelt daarmee de CHED-P of de CHED-D op, in plaats van dat iemand ze naast elkaar legt en overtikt. Elk veld draagt een bronlabel terug naar het document en de regel waar het vandaan komt, zodat je bij twijfel niet het hele certificaat hoeft door te lopen om te zien waar een gewicht vandaan komt. Wat SKAI niet weet, vraagt het. Ontbreekt de aankomsttijd of is de grenscontrolepost nog niet bekend, dan blijft het dossier daarop staan in plaats van dat er een aanname in het formulier belandt.

Waarom moet elk veld exact overeenkomen met het certificaat?

Een keuring begint met een documentcontrole waarbij de inspecteur de CHED naast het certificaat legt. Dat is een vergelijking veld voor veld: nettogewicht, aantal colli, partijnummer, erkenningsnummer, containernummer, goederencode en land van herkomst. Wijkt er één waarde af, dan is de vraag niet welke van de twee klopt, maar waarom ze niet gelijk zijn. In de praktijk komt dat verschil zelden ergens kwaadwillends vandaan. Het komt uit een nettogewicht dat op de factuur eigenlijk brutogewicht is, uit een partijnummer met een streepje meer of minder, uit een erkenningsnummer dat verkeerd is overgetikt. Het gevolg is hetzelfde: de aanmelding gaat terug voor correctie, het keuringsmoment is weg, en in het slechtste geval volgt een afkeuring. SKAI vergelijkt die velden onderling voordat de aanmelding de deur uit gaat. Wijkt het gewicht op de CHED af van het certificaat, dan is dat een melding voor de declarant en niet een opmerking van de inspecteur.

Wat gebeurt er na de keuring, en wie betaalt bij afkeuring?

Na de keuring rondt de autoriteit deel II af. Bij akkoord staat daar voor welk doel de zending is toegelaten en onder welke voorwaarden, en pas daarna heeft de aangifte een verwijzing die stand houdt. SKAI haalt die uitkomst terug het dossier in, zodat de status van de keuring op dezelfde plek staat als de documenten en de aangifte en niemand een tweede scherm hoeft open te houden om te zien of de zending vrij is. Bij afkeuring legt de autoriteit een maatregel op: terugzending naar het land van herkomst, vernietiging, of in bepaalde gevallen een speciale behandeling. Deel III legt vast wat er met de partij gebeurt en waar die naartoe gaat. De kosten van die maatregel liggen bij de belanghebbende bij de lading, en in de keten komen ze vaak eerst bij de aangever terecht. Opslag, koeling, retourvracht en vernietiging tellen door zolang de zaak loopt. Dat is precies waarom de controle vóór het indienen meer waard is dan snelheid erna.