Bill of lading
Ook bekend als: B/L, BL
Een bill of lading is het zeevervoersdocument van de rederij. Hij bewijst de lading en de vervoersovereenkomst, en als het een origineel is wie de goederen mag opeisen. In het Nederlands heet dat cognossement.
Waarvoor gebruik je een bill of lading bij inklaring?
De bill of lading is het vervoersdocument van de zending over zee. De rederij (of de NVOCC bij een house B/L) geeft hem af nadat de goederen zijn overgenomen. Voor de aangever is hij het blad met het B/L-nummer, de container, het zegel, het brutogewicht, de afzender, de geadresseerde en de notify party. In Portbase, het Nederlandse havencommunitysysteem, is dat B/L-nummer de sleutel waarmee de container van de terminal mag. Zonder nummer geen terminalmelding. Voor de invoeraangifte in DMS is de bill of lading niet leidend voor waarde of indeling. De factuur is dat. De B/L is vaak samenvattend: furniture, auto parts, general cargo. Dat is genoeg voor de rederij, te weinig voor een goederencode. Je gebruikt de B/L om brutogewicht, colli, containernummer en partijen te toetsen aan factuur en paklijst, en om de vervoersketen in het dossier te zetten. Per container is er in de regel een B/L, of één B/L dekt meerdere containers van dezelfde zending. Controleer of elke container uit de pre-alert op de B/L staat. Een ontbrekende container is een ontbrekende aangifte.
Original, telex release en seawaybill: wat mag je gebruiken?
Een original bill of lading is een waardepapier. De rederij geeft meestal drie originelen af. Wie een origineel inlevert, kan de lading opeisen. Zolang er nog een origineel rondgaat, geeft de terminal de container niet vrij. Zendingen liggen dan stil terwijl de papieren onderweg zijn, of een bank het blad onder een documentair krediet vasthoudt. Een telex release (express release) is de mededeling van de rederij dat de lading mag worden afgeleverd zonder inlevering van een origineel. De originelen zijn dan ingeleverd of ongeldig gemaakt aan de ladingszijde. Voor de terminal is de telex release het sein dat de documentaire blokkade weg is. Voor de Douane verandert er niets: je hebt nog steeds een kopie van de B/L nodig in het dossier, met dezelfde gegevens. Een seawaybill (zeevrachtbrief) is geen bill of lading in de zin van een waardepapier. Hij bewijst de vervoersovereenkomst en de ontvangst, maar is niet verhandelbaar. De geadresseerde krijgt de lading zonder originelen. Voor de aangifte gedraagt hij zich hetzelfde: vervoersbewijs, toetsing van gewicht en container. Juridisch is hij geen cognossement.
Wat is het verschil tussen house B/L en master B/L?
De master B/L is het document tussen rederij en de partij die bij haar heeft geboekt, vaak de expediteur of de NVOCC. De house B/L is het document tussen die expediteur en de ladingbelanghebbende. Dezelfde container kan twee B/L-nummers hebben. In Portbase en bij de terminal telt het masternummer, want daarmee kent de rederij de container. In het dossier van de importeur telt vaak de house, het blad van zijn expediteur. Voor de aangifte moet je weten welk nummer de keten in de haven gebruikt. Meld je in Portbase het house-nummer terwijl de terminal de master verwacht, dan komt de container niet vrij. Zet beide nummers in het dossier als je ze hebt, en gebruik voor de terminalmelding het nummer dat op de rederijlijn staat. Omschrijving en gewicht moeten op house en master overeenkomen. Doen ze dat niet, dan is er onderweg iets samengevoegd of gesplitst. Groupage is het klassieke geval: één master voor de container, meerdere house B/L's voor verschillende geadresseerden. Elke house is dan een eigen dossier, met eigen factuur en paklijst, onder dezelfde container.
Welke gegevens haal je van de B/L voor de aangifte?
Het B/L-nummer, de rederij, het schip en de reis, laad- en loshaven, afzender (shipper), geadresseerde (consignee), notify party, containernummers, zegelnummers, aantal colli, brutogewicht, en de plaats van aflevering als die afwijkt van de loshaven. Die velden voeden de kop van de invoeraangifte en de terminalmelding, niet de artikelregels. Die komen van factuur en paklijst. De consignee op de B/L is niet automatisch de importeur in DMS. Vaak staat de expediteur als consignee, of to order, en is de notify party de werkelijke ontvanger. De importeur is de partij voor wiens rekening de goederen de Unie binnenkomen. Die haal je van de factuur en van de machtiging, niet van de B/L alleen. Een aangifte op naam van de consignee terwijl de factuur een andere koper toont, is een klassieke fout. Het brutogewicht op de B/L toets je aan de som van de paklijst. Het VGM-cijfer (container plus lading) gebruik je niet als brutogewicht van de goederen. De omschrijving op de B/L gebruik je niet als goederencode. Furniture is geen indeling.
Hoe verhoudt de bill of lading zich tot het cognossement?
Het is hetzelfde document onder twee namen. Bill of lading is de internationale handelsnaam, de tekst die op het formulier van de rederij staat. Cognossement is de Nederlandse juridische term, gebruikt in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek. Een originele B/L is een cognossement. Een seawaybill is dat niet, ook al komt hij van dezelfde rederij en vermeldt hij dezelfde container. Deze pagina behandelt hoe je het document in de operatie gebruikt: types, nummers, Portbase, toetsing aan factuur en paklijst. De pagina cognossement behandelt wat het document naar Nederlands recht is: de drie functies, de vormen aan order, op naam en aan toonder, en waarom een origineel een waardepapier is. De twee pagina's overlappen in het object, niet in de vraag. Zoek je op bill of lading, B/L of BL, dan hoor je hier. Zoek je op cognossement, dan hoor je op de juridische pagina. In het dossier maakt de naam op het PDF-blad niet uit, zolang je weet of je een origineel, een telex release of een seawaybill in handen hebt. Dat onderscheid heeft gevolgen voor de terminalvrijgave.
Waar gaat het mis met de bill of lading in het dossier?
Het eerste probleem is een te grove omschrijving die iemand toch als indeling gebruikt. Furniture, parts, STC (said to contain). De B/L is samenvattend omdat de rederij de dozen niet opent. De factuur en de paklijst moeten het detail leveren. Gebeurt dat niet, dan staat de aangifte op een code die je niet kunt verdedigen. Het tweede probleem is een ontbrekend origineel of een telex release die niet aankomt. De container is gelost, de terminalhuur loopt, de aangifte kan klaarstaan, maar de lading mag de kade niet af. Dat is geen douaneprobleem, het is een documentair probleem tussen rederij, bank en geadresseerde. Jij als aangever ziet het als een dossier dat niet naar de terminalmelding kan. Bel de opdrachtgever, niet de Douane. Het derde probleem is een mismatch tussen B/L, paklijst en factuur op gewicht, colli of containernummer. Stop de aangifte. Een verkeerd containernummer in DMS of in Portbase koppelt de zending aan de verkeerde lading. Een afwijkend gewicht zonder verklaring is bij een weging op de terminal meteen zichtbaar. Corrigeren vooraf is een mail, corrigeren achteraf een herziening.