Inklaringskosten
Ook bekend als: clearance fee, inklaringstarief
Inklaringskosten zijn het tarief dat de expediteur of de aangever rekent voor het indienen van de invoeraangifte en het afhandelen van het dossier. Ze zijn iets anders dan de invoerrechten en de btw die je aan de Douane voldoet.
Wat zit er in inklaringskosten, en wat niet?
Inklaringskosten zijn de vergoeding voor het werk: het lezen van de stukken, het opstellen van de aangifte, het indienen, het volgen van de status en het afhandelen van een controle. Ze staan op de factuur van de expediteur aan de opdrachtgever. Ze gaan niet naar de Douane. Naast dat tarief staan de rechten en de btw. Die schiet de aangever vaak voor en belast hij één-op-één door. Dat is geen inklaringskost. Het is een voorschot. Wie die twee posten op één regel zet, maakt de factuur onleesbaar voor de opdrachtgever en onbruikbaar voor zijn eigen btw-administratie. Toeslagen horen er wel bij als het werk extra wordt. Een documentcontrole, een fysieke controle, een extra artikelregel, een keuring, terminalhandling: die posten ontstaan op andere momenten dan de aangifte zelf. Als ze niet aan hetzelfde dossier hangen, verdwijnen ze. Dat is de meest voorkomende reden dat een dossier werk heeft gekost en toch niet volledig is gefactureerd.
Hoe wordt het tarief in de praktijk opgebouwd?
De meeste expediteurs rekenen een basisbedrag per aangifte, plus een bedrag per extra artikelregel, plus toeslagen voor controles en bijzondere documenten. Het basisbedrag dekt een dossier met een beperkt aantal regels. Een packing list van vijftig regels is ander werk dan een factuur van drie regels, en dat verschil hoort in het tarief zichtbaar te zijn. Voor e-commerce geldt vaak een lager bedrag per zending, omdat het volume hoog is en de gegevensset beperkt. Dat werkt alleen als de stamgegevens kloppen. Een batch waarin de helft van de IOSS-nummers ongeldig is, kost per zending meer dan het tarief dekt. Leg het tarief vast per opdrachtgever, niet per declarant. Twee declaranten die hetzelfde werk anders in rekening brengen, leveren discussie op bij de opdrachtgever en gaten in je eigen omzet. De regel hoort in de inrichting te staan, zodat de factuur uit het dossier volgt en niet uit wat iemand die week nog wist.
Wanneer mag je de kosten factureren?
Het werk is gedaan op het moment van indiening, niet op het moment van vrijgave. Een aangifte die in controle gaat, heeft het werk al gekost, plus het extra werk van de controle. Wie wacht tot de vrijgave, factureert te laat en mist de dossiers die weken openstaan. Rechten en btw factureer je zodra ze zijn voorgeschoten, dus na aanvaarding van de aangifte. Een voorlopige aangifte kan een tweede narekening krijgen. Die tweede post hoort in het proces, met een verwijzing naar hetzelfde dossier. Een dossier dat nooit is ingediend, omdat de machtiging ontbrak of de stukken niet compleet waren, heeft ook werk gekost. Of je dat in rekening brengt, is een afspraak met de opdrachtgever. Als je het niet vastlegt, schrijf je het af. Als je het wel vastlegt, hoort er een regel op het dossier te staan op het moment dat je het dossier sluit zonder aangifte.
Hoe voorkom je dat inklaringskosten zoekraken?
Door ze aan het dossier te hangen op het moment dat het werk gebeurt. De aangifteregel op het moment van indiening. De keuringstoeslag op het moment van de aanvraag, niet drie weken later als de nota van de keuringsdienst binnenkomt. De terminalhandling op het moment dat de container mag vertrekken. Een los Excel-bestand, een mailbox en het geheugen van een collega zijn geen dossier. Kosten die daar beginnen, komen zelden compleet op de factuur. Dat geldt het hardst bij voorgeschoten rechten: een bedrag dat je aan de Douane hebt betaald en niet hebt doorbelast, is omzet die je nooit meer ziet, plus een liquiditeitslek. Een dagelijkse lijst van dossiers zonder factuurregel is de controle. Niet maandelijks, dagelijks. Een dossier van gisteren zonder regel is nog te herstellen. Een dossier van vorige maand is een gesprek met de opdrachtgever over een post die hij niet meer herkent.
Wat is het verschil tussen inklaringskosten en invoerrechten?
Invoerrechten zijn een heffing van de Douane, berekend over de douanewaarde tegen het tarief van de goederencode en de oorsprong. Inklaringskosten zijn het tarief van de dienstverlener voor het werk. De eerste post is publiekrechtelijk, de tweede is een privaatrechtelijke afspraak. Op de factuur naar de opdrachtgever staan ze naast elkaar, maar ze mogen niet in één bedrag verdwijnen. De opdrachtgever moet de btw over de rechten anders behandelen dan de btw over jouw tarief, en hij moet de rechten kunnen aansluiten op de aangifte. Eén samengesteld bedrag maakt beide onmogelijk. Bij artikel 23 verschuift de invoer-btw naar de periodieke aangifte. De inklaringskosten blijven gewoon jouw tarief. Die twee dingen hebben niets met elkaar te maken, behalve dat ze op hetzelfde dossier voorkomen. Wie ze in de communicatie door elkaar haalt, krijgt vragen over een vergunning die het tarief van de expediteur niet raakt.
Hoe houdt SKAI de kosten op het dossier?
In de facturatiemodule hangt elke kostenregel aan het dossiernummer. De aangifteregel ontstaat bij indiening. Een keuring of een documentcontrole voegt een regel toe op het moment dat die wordt aangevraagd. Voorgeschoten rechten en btw staan op een eigen tak, zodat ze niet met het tarief worden vermengd. Dossiers zonder factuurregel zijn zichtbaar als open post, niet als gesloten werk. Dat is het overzicht waar een teamleider dagelijks naar kijkt, in plaats van aan het eind van de maand in een exportbestand. De REST-koppeling kan die regels naar een bestaand WMS, TMS of ERP sturen. De boekhouding blijft waar ze is. SKAI levert de onderbouwing: welk dossier, welke handeling, welk bedrag, en de bron in de aangifte of het keuringsbericht. Zonder die onderbouwing is een factuurregel een bedrag. Met die onderbouwing is het een verhaal dat de opdrachtgever kan controleren.