Gastos de despacho
También conocido como: gastos de aduana
Los gastos de despacho son la suma de lo que usted ingresa a la aduana o hace anticipar, más la tarifa del declarante por la declaración misma. Son dos tipos de partidas, con dos tratamientos de IVA, que en una misma factura a menudo se mezclan.
¿Qué partidas hay bajo la palabra gastos de despacho?
Tres capas, que en una conversación se nombran como un solo importe. Primero los gravámenes: derechos de importación, impuestos especiales, antidumping, derechos compensatorios. Siguen del código de mercancía, el origen y el valor en aduana, y se deben a la aduana. Segundo el IVA a la importación, que sin artículo 23 también se percibe a la importación. Tercero la tarifa del declarante: la declaración misma, recargos por línea extra, control documental, control físico, inspección, urgencia. Las dos primeras capas no son facturación del transitario. Son anticipos, importes que paga a la aduana por cuenta del cliente y recupera uno a uno. La tercera capa sí es facturación: el servicio. Quien suma esas tres en «los gastos de despacho» y muestra esa cifra en una tienda como recargo de envío mezcla impuesto con tarifa, y lo pone sobre el destinatario sin decir qué parte es de qué. En una factura limpia van separadas. Gravámenes e IVA con el MRN al lado, como anticipo, sin margen. La tarifa de declaración como servicio, con IVA sobre ese servicio. Un destinatario que llama por «cien euros de gastos de despacho» en un paquete de treinta euros llama casi siempre por esa mezcla, más un recargo que no se explica en ninguna parte.
¿Qué paga el destinatario de un paquete de comercio electrónico, y por qué?
Sin IOSS el IVA se percibe a la importación. El transportista lo anticipa, o lo cobra a la entrega bajo el régimen especial, y lo refactura más su propia tarifa de despacho. Para el consumidor es el importe que debe pagar antes de que el paquete salga de la furgoneta. Con IOSS el IVA ya se cobró en el pago en línea, y esa refacturación de IVA debe caer. La tarifa del transportista puede quedar, si las condiciones de transporte lo dicen. Hasta ciento cincuenta euros de valor intrínseco el envío está exento de derechos. Los «gastos de despacho» de ese paquete son entonces IVA más la tarifa del transportista, no derechos. Por encima de ese umbral entran los derechos, y el envío va como declaración de importación ordinaria, con otra tarifa del declarante. La ira del destinatario casi siempre está en la tarifa no explicada, no en el IVA mismo. Una factura que dice «gastos de aduana» sin desglose, en un paquete cuya tienda prometía «sin costes extra», es una reclamación. Desglose, nombre el MRN, nombre el IOSS o su ausencia. Eso no es marketing. Es la única forma de que el destinatario vea qué es impuesto y qué es tarifa.
¿Cómo trata usted los anticipos de forma distinta a su propia tarifa?
Un anticipo es dinero que nunca fue suyo. La deuda está a nombre del cliente, usted la ha anticipado, la recupera. Sobre un anticipo tratado correctamente no cobra IVA, porque no es contraprestación de un servicio. Sobre su propia tarifa de declaración sí, al tipo de sus servicios. Si mezcla las dos, ingresa IVA sobre dinero que solo ha transmitido, o cobra demasiado poco IVA sobre un trabajo que sí ha hecho. En un control posterior es una de las primeras cosas que se miran, porque ocurre en cada factura aduanera. Fije el tratamiento por línea, no por factura. Una factura aduanera contiene casi siempre ambos tipos. El MRN en la línea de anticipo hace el asiento reconducible. Un anticipo sin MRN es un importe que más tarde no podrá defender frente a la contabilidad del cliente, que tiene el mismo MRN en sus papeles de importación.
¿Qué recargos se suman a la tarifa de declaración, y cuándo?
Líneas extra, un control documental o físico, una inspección, un T1 junto a la IMA, una urgencia fuera del corte, una corrección a posteriori. Esos asientos nacen en momentos distintos. La factura de inspección de la NVWA llega días después del levante. La demora de terminal también. Si el expediente ya se ha facturado y cerrado, esos asientos quedan, o desaparecen en los gastos generales. La tarifa por cliente rara vez es la misma. El cliente fijo con un flujo continuo paga otra tarifa de declaración que el cargador que llama tres veces al año. Uno tiene las líneas incluidas, el otro no. El tercero tiene los T1 en la tarifa todo incluido y los CHED-P no. Eso pertenece a una lista de tarifas por cliente, no a la cabeza del declarante. Lo que usted no inventa es un importe «porque es química» o «porque es fresco» sin un acto enfrente. Los recargos que no puede explicar en el expediente son recargos que no sostiene en una reclamación. Cada recargo debe ser un acto ejecutado en ese expediente, con una marca de tiempo.
¿Cómo aterrizan los costes de inspección y de terminal en la misma factura que la declaración?
Enganchándolos al número de expediente en el momento en que nacen, o en el momento en que llega la factura, no pescándolos de un buzón a final de mes. Una inspección ya conocida en la notificación puede figurar como línea en el expediente en cuanto sale el CHED. Una factura de demora de dos semanas después se sigue vinculando a ese mismo número, y va con la factura siguiente o en una nota aparte. La alternativa es la tercera opción, que en la práctica se elige más a menudo: el importe es demasiado pequeño para el lío y queda. Diez facturas de inspección olvidadas son el margen de un mes. También es por eso que los clientes creen que las inspecciones van «incluidas en el despacho». Nunca han visto la factura, porque nunca se envió. Mantenga el expediente abierto a nuevas líneas de coste hasta que lo cierre deliberadamente. El levante no es un cierre. El cierre es el corte consciente después de que hayan aterrizado inspección, terminal y correcciones, o después de que usted haya comprobado que ya no vendrán.
¿Qué ve de vuelta si la declaración se modifica más tarde?
Otro código de mercancía, otro valor, una preferencia que aún llega: los derechos cambian, por tanto el anticipo cambia, por tanto la factura cambia. Abone lo que se ha refacturado de más, facture otra vez el importe correcto, en el mismo expediente, con referencia al MRN original y a la modificación. Lo inverso también vale. Una línea extra añadida al redactar pero no recogida en la factura es una línea perdida. Eso se hace visible en cuanto los actos ejecutados y las líneas de factura se sientan juntos en el mismo expediente. Sin esa comparación la línea perdida es invisible, y sigue siéndolo. Para el cliente, una nota de abono más una factura nueva sobre un solo envío es confuso, hasta que el expediente muestra ambas con el vínculo entre ellas. Para la contabilidad es la única forma de hacer cuadrar anticipo y servicio sobre el mismo despacho con lo que la aduana ha percibido al final.