Frais de dédouanement
Aussi connu sous le nom de: tarif de dédouanement, clearance fee
Les frais de dédouanement sont le tarif que le transitaire ou le déclarant facture pour le dépôt de la déclaration d'importation et le traitement du dossier. Ils sont autre chose que les droits et la TVA que vous versez à la Douane.
Qu'est-ce qui entre dans les frais de dédouanement, et qu'est-ce qui n'y entre pas ?
Les frais de dédouanement sont la rémunération du travail : la lecture des pièces, l'établissement de la déclaration, le dépôt, le suivi du statut et le traitement d'un contrôle. Ils figurent sur la facture du transitaire au donneur d'ordre. Ils ne vont pas à la Douane. À côté de ce tarif se tiennent les droits et la TVA. Le déclarant les avance souvent et les refacture un pour un. Ce ne sont pas des frais de dédouanement. C'est une avance. Qui met ces deux postes sur une seule ligne rend la facture illisible pour le donneur d'ordre et inutilisable pour sa propre comptabilité TVA. Les majorations en font partie lorsque le travail devient supplémentaire. Un contrôle documentaire, un contrôle physique, une ligne d'article extra, une inspection, le handling terminal : ces postes naissent à d'autres moments que la déclaration elle-même. S'ils ne pendent pas au même dossier, ils disparaissent. C'est la raison la plus fréquente qu'un dossier a coûté du travail et n'est pourtant pas facturé en entier.
Comment le tarif se construit-il en pratique ?
La plupart des transitaires facturent un montant de base par déclaration, plus un montant par ligne d'article extra, plus des majorations pour les contrôles et les documents particuliers. Le montant de base couvre un dossier avec un nombre limité de lignes. Une liste de colisage de cinquante lignes est un autre travail qu'une facture de trois lignes, et cette différence doit être visible dans le tarif. Pour l'e-commerce, un montant plus bas par envoi s'applique souvent, parce que le volume est élevé et le jeu de données limité. Cela ne fonctionne que si les données de base tiennent. Un lot dont la moitié des numéros IOSS est invalide coûte plus par envoi que le tarif ne couvre. Fixez le tarif par donneur d'ordre, pas par déclarant. Deux déclarants qui facturent le même travail autrement produisent une discussion chez le donneur d'ordre et des trous dans votre propre chiffre d'affaires. La règle appartient dans le paramétrage, afin que la facture suive du dossier et non de ce que quelqu'un se rappelait encore cette semaine-là.
Quand pouvez-vous facturer les frais ?
Le travail est fait au moment du dépôt, pas au moment de la mainlevée. Une déclaration qui passe en contrôle a déjà coûté le travail, plus le travail extra du contrôle. Qui attend la mainlevée facture trop tard et manque les dossiers qui restent ouverts des semaines. Les droits et la TVA, vous les facturez dès qu'ils ont été avancés, donc après l'acceptation de la déclaration. Une déclaration provisoire peut recevoir un second décompte. Ce second poste appartient au processus, avec un renvoi au même dossier. Un dossier jamais déposé, parce que le mandat manquait ou que les pièces n'étaient pas complètes, a aussi coûté du travail. Si vous le facturez, c'est un accord avec le donneur d'ordre. Si vous ne l'enregistrez pas, vous le passez en pertes. Si vous l'enregistrez, une ligne appartient sur le dossier au moment où vous le clôturez sans déclaration.
Comment empêcher que les frais de dédouanement se perdent ?
En les accrochant au dossier au moment où le travail se fait. La ligne de déclaration au moment du dépôt. La majoration d'inspection au moment de la demande, pas trois semaines plus tard quand la note du service d'inspection arrive. Le handling terminal au moment où le conteneur peut partir. Un fichier Excel isolé, une boîte mail et la mémoire d'un collègue ne sont pas un dossier. Les coûts qui commencent là atterrissent rarement complets sur la facture. Cela vaut le plus durement pour les droits avancés : un montant que vous avez payé à la Douane et que vous n'avez pas refacturé est du chiffre d'affaires que vous ne reverrez plus, plus une fuite de trésorerie. Une liste quotidienne des dossiers sans ligne de facture est le contrôle. Pas mensuel, quotidien. Un dossier d'hier sans ligne se répare encore. Un dossier du mois dernier est une conversation avec le donneur d'ordre sur un poste qu'il ne reconnaît plus.
Quelle est la différence entre frais de dédouanement et droits à l'importation ?
Les droits à l'importation sont un prélèvement de la Douane, calculé sur la valeur en douane au taux du code marchandises et de l'origine. Les frais de dédouanement sont le tarif du prestataire pour le travail. Le premier poste est de droit public, le second un accord de droit privé. Sur la facture au donneur d'ordre, ils se tiennent côte à côte, mais ils ne doivent pas disparaître dans un seul montant. Le donneur d'ordre doit traiter la TVA sur les droits autrement que la TVA sur votre tarif, et il doit pouvoir raccorder les droits à la déclaration. Un montant composite rend les deux impossibles. Sous l'article 23, la TVA à l'importation passe sur la déclaration périodique. Les frais de dédouanement restent simplement votre tarif. Ces deux choses n'ont rien à voir l'une avec l'autre, sauf qu'elles apparaissent sur le même dossier. Qui les mélange dans la communication reçoit des questions sur une autorisation qui ne touche pas le tarif du transitaire.
Comment SKAI tient-il les frais sur le dossier ?
Dans le module de facturation, chaque ligne de coût pend au numéro de dossier. La ligne de déclaration naît au dépôt. Une inspection ou un contrôle documentaire ajoute une ligne au moment où elle est demandée. Les droits et la TVA avancés se tiennent sur une branche propre, afin de ne pas se mêler au tarif. Les dossiers sans ligne de facture sont visibles comme poste ouvert, pas comme travail clos. C'est la vue qu'un chef d'équipe consulte chaque jour, au lieu de la chercher en fin de mois dans un fichier d'export. La connexion REST peut envoyer ces lignes vers un WMS, un TMS ou un ERP existant. La comptabilité reste où elle est. SKAI fournit l'étayage : quel dossier, quel acte, quel montant, et la source dans la déclaration ou le message d'inspection. Sans cet étayage, une ligne de facture est un montant. Avec cet étayage, c'est un récit que le donneur d'ordre peut contrôler.