NVWA et TRACES-NT
Le contrôle n'est pas la dernière étape d'un dossier, c'est la première échéance ferme. Cette page décrit comment SKAI construit la notification TRACES-NT à partir des documents déjà présents dans le dossier, quel CHED correspond à quel envoi, et ce qui se passe lorsqu'un champ ne concorde pas avec le certificat.
À quoi sert TRACES-NT et pourquoi toute notification passe par là ?
TRACES-NT est le système de la Commission européenne dans lequel les envois soumis à un contrôle frontalier sont notifiés avant leur arrivée. Ce n'est pas un portail néerlandais ni un portail de la NVWA. Chaque État membre travaille dans le même système, avec les mêmes formulaires, et l'autorité compétente du poste de contrôle frontalier y traite la notification. Une notification s'appelle un CHED, le document sanitaire commun d'entrée. La partie I vous revient, en tant que déclarant ou responsable de l'envoi : ce que contient l'envoi, sa provenance, le certificat qui l'accompagne, le poste de contrôle frontalier et la date d'arrivée sur place. La partie II est complétée par l'autorité après le contrôle. La partie III porte sur la suite, un acheminement ultérieur ou une mesure après refus. Sans partie II achevée, l'envoi n'entre pas en libre pratique. La déclaration d'importation renvoie au numéro de référence du CHED, et tant que ce numéro ne porte pas de contrôle favorable, la marchandise reste sous surveillance.
CHED-A, CHED-P, CHED-D ou CHED-PP : lequel pour votre envoi ?
Le CHED requis découle du produit, pas du client ni de l'itinéraire. Le CHED-A concerne les animaux vivants. Le CHED-P concerne les produits d'origine animale : viande, poisson, produits laitiers, ovoproduits, sous-produits animaux et produits composés contenant une part animale. Le CHED-D concerne les denrées alimentaires et les aliments pour animaux d'origine non animale soumis à des contrôles renforcés, par exemple des fruits à coque, des épices ou des fruits séchés provenant d'un pays figurant sur la liste à fréquence de contrôle relevée. Le CHED-PP concerne les végétaux, les produits végétaux et les autres matériels exigeant un certificat phytosanitaire. Un même envoi peut en exiger plusieurs. Un conteneur mixte de poisson congelé et d'épices séchées donne un CHED-P et un CHED-D, chacun avec son numéro de référence et son propre contrôle. Le numéro de référence porte le type, l'État membre et l'année, et c'est ce numéro exact qui revient dans la déclaration. Choisir le mauvais type se paie souvent sur le quai, lorsque l'inspecteur a devant lui un formulaire qui ne correspond pas au produit qu'il examine.
Quand la notification doit-elle être déposée et comment obtient-on un créneau de contrôle ?
En règle générale, la notification doit figurer dans TRACES-NT au plus tard un jour ouvrable avant l'arrivée au poste de contrôle frontalier. Pour le frais, le délai est court, car le certificat sanitaire n'est souvent disponible qu'une fois l'avion parti ou la remorque déjà en route. Attendre que tous les papiers soient complets, c'est manquer l'échéance. Dans les faits, la notification est la manière de demander un créneau de contrôle. Le poste de contrôle frontalier planifie l'inspection en fonction de l'heure d'arrivée annoncée. Si vous arrivez plus tard que prévu, le contrôle glisse au créneau suivant disponible, et la capacité en soirée et le week-end est limitée. Cela rend la notification plus critique en temps que la déclaration elle-même. Une déclaration se corrige en une heure. Un créneau manqué coûte une demi-journée ou davantage, et pour de la marchandise réfrigérée la durée de conservation continue de courir pendant ce temps.
Qui fait quoi : la NVWA, le KCB et le déclarant
La NVWA est l'autorité compétente pour le volet vétérinaire et pour les denrées alimentaires. Elle arme le poste de contrôle frontalier, réalise le contrôle documentaire, le contrôle d'identité et le contrôle physique, et elle achève la partie II du CHED-P et du CHED-D. Le KCB effectue les inspections phytosanitaires à l'importation pour le compte de la NVWA et contrôle en outre les normes de commercialisation des fruits et légumes. Pour un envoi de fleurs coupées ou de légumes frais, c'est donc le KCB votre interlocuteur sur le quai, alors que la compétence légale reste à la NVWA. Pour un envoi de poisson ou de viande, c'est la NVWA elle-même. Ce que vous faites comme déclarant ne change pas pour autant. Vous notifiez dans TRACES-NT, vous veillez à ce que l'original du certificat accompagne l'envoi, et vous restez joignable si l'inspecteur a une question sur une ligne. Ce qui change, c'est qui vous appelez quand le contrôle s'arrête, et cela fait gagner du temps le jour où cela dérape.
Comment SKAI construit-il le CHED à partir du certificat, de la facture et du document de transport ?
Les données de la partie I sont déjà dans le dossier. Le certificat sanitaire fournit la désignation, le code marchandise, le numéro d'agrément de l'établissement d'origine, le pays d'origine et le poids net. La facture fournit la valeur et les parties. Le document de transport fournit le numéro de conteneur, le numéro de scellé, le navire ou le numéro de vol et la date d'arrivée. SKAI lit ces documents et en construit le CHED-P ou le CHED-D, au lieu que quelqu'un les pose côte à côte et les ressaisisse. Chaque champ porte une étiquette de source qui renvoie au document et à la ligne dont il provient, si bien qu'en cas de doute vous n'avez pas à relire tout le certificat pour savoir d'où vient un poids. Ce que SKAI ignore, il le demande. S'il manque l'heure d'arrivée ou si le poste de contrôle frontalier n'est pas arrêté, le dossier reste en attente sur ce point plutôt que de laisser une hypothèse entrer dans le formulaire.
Pourquoi chaque champ doit-il correspondre exactement au certificat ?
Un contrôle commence par un contrôle documentaire au cours duquel l'inspecteur pose le CHED à côté du certificat. C'est une comparaison champ par champ : poids net, nombre de colis, numéro de lot, numéro d'agrément, numéro de conteneur, code marchandise et pays d'origine. Si une valeur diffère, la question n'est pas de savoir laquelle des deux est juste, mais pourquoi elles ne sont pas identiques. En pratique, cet écart vient rarement d'une intention. Il vient d'un poids net qui est en réalité un poids brut sur la facture, d'un numéro de lot avec un trait d'union en plus ou en moins, d'un numéro d'agrément mal ressaisi. Le résultat est le même : la notification repart en correction, le créneau de contrôle est perdu, et dans le pire des cas l'envoi est refusé. SKAI compare ces champs entre eux avant que la notification ne parte. Si le poids du CHED s'écarte de celui du certificat, c'est une alerte pour le déclarant et non une remarque de l'inspecteur.
Que se passe-t-il après le contrôle et qui paie en cas de refus ?
Après l'inspection, l'autorité achève la partie II. En cas d'accord, elle y indique pour quel usage l'envoi est admis et sous quelles conditions, et ce n'est qu'alors que la déclaration dispose d'une référence qui tient. SKAI ramène ce résultat dans le dossier, de sorte que le statut du contrôle se trouve au même endroit que les documents et la déclaration, sans qu'il faille garder un second écran ouvert pour savoir si la marchandise est libre. En cas de refus, l'autorité impose une mesure : renvoi vers le pays d'origine, destruction, ou dans certains cas un traitement spécial. La partie III consigne ce qu'il advient du lot et où il part. Le coût de cette mesure incombe au responsable de l'envoi, et dans la chaîne il atterrit souvent d'abord chez le déclarant. Stockage, froid, fret retour et destruction continuent de courir tant que le dossier dure. C'est exactement pour cela que le contrôle avant dépôt vaut plus que la vitesse après.