MRN
Ook bekend als: Movement Reference Number, referentienummer
Het MRN, Movement Reference Number, is het unieke nummer dat de Douane toekent aan een aanvaarde aangifte. Het is achttien tekens lang en volgt de zending door het hele proces.
Hoe is een MRN opgebouwd?
Een MRN bestaat uit achttien tekens: twee cijfers voor het jaar, twee letters voor het land, twaalf tekens die het kantoor en de aangifte identificeren, en een controlekarakter. Een Nederlands nummer in 2026 begint met 26NL. Dat controlekarakter maakt het mogelijk om een typefout meteen te herkennen, wat handig is bij handmatige invoer aan de balie of bij de terminal. Het nummer wordt toegekend bij aanvaarding, niet bij indiening. Een geweigerde aangifte krijgt geen MRN, alleen een foutmelding. Dat onderscheid is in de operatie het verschil tussen een container die de poort uit mag en een dossier dat nog openstaat. Zonder MRN is er geen aangifte om aan te melden. Een intern dossiernummer van de expediteur is geen MRN. Het MRN is het nummer waaronder de Douane de aangifte kent. Wie in de keten het interne nummer doorgeeft in plaats van het MRN, krijgt een weigering zonder duidelijke oorzaak, omdat de terminal of het kantoor van bestemming dat nummer niet herkent.
Waar gebruik je het MRN voor?
Met het MRN meld je goederen aan bij een terminal, koppel je een vervoersdocument aan een aangifte en volg je de status van een zending. Bij douanevervoer is het de sleutel waarmee het kantoor van bestemming de regeling aanmeldt. Bij uitvoer is het het nummer waarmee het kantoor van uitgang het vertrek bevestigt. In Nederland is het MRN ook de basis voor de vrijgave: zonder aanvaard MRN komt een container de terminal niet af. De terminal koppelt het nummer via Portbase aan het containernummer. Die koppeling is een aparte stap, naast de aanvaarding van de aangifte zelf. Beide moeten er zijn. Bij een zending met een T1 en een latere IMA zijn er twee MRN's. Het verkeerde nummer aanmelden levert een weigering op. Geef dus per schakel het nummer van díe aangifte door, niet het nummer van het dossier. Een dossier kan drie MRN's hebben en maar één containernummer.
Krijgt elke aangifte een MRN?
Elke aanvaarde aangifte krijgt er een: invoer, uitvoer, douanevervoer en summiere aangiften. Een geweigerde aangifte krijgt geen MRN, alleen een foutmelding. Een concept of een concept-IMA in DMS is nog geen aangifte; het nummer ontstaat pas bij aanvaarding door de Douane. Een MRN geldt voor een aangifte, niet voor een container. Een zending met drie aangiften heeft drie MRN's, en een aangifte met vijftig containers heeft er een. Die vijftig containers hebben bij aanmelding allemaal hetzelfde nummer nodig. Wie per container een eigen MRN verwacht, zoekt een nummer dat er niet is. DECO-aangiften krijgen ook een referentie, in het Nederlandse systeem voor de e-commercestroom. Dat is een ander kanaal dan DMS, maar het principe is hetzelfde: zonder aanvaard nummer beweegt de zending niet. Verwissel het DECO-nummer niet met een IMA-MRN als dezelfde verkoper beide stromen heeft.
Hoe gebruik je het MRN in de keten?
Bij binnenkomst in een Nederlandse zeehaven koppelt de terminal het MRN aan het containernummer via Portbase. Zonder die koppeling geeft de terminal de container niet vrij, ook niet als de aangifte allang is aanvaard. De aangever moet het nummer dus niet alleen hebben, hij moet het ook doorgeven aan de partij die de container afhaalt. Bij douanevervoer reist het MRN mee op het begeleidingsdocument. Het kantoor van bestemming gebruikt het om de aankomst te melden, waarna het kantoor van vertrek de regeling zuivert. Bij uitvoer gebruikt het kantoor van uitgang het MRN om te bevestigen dat de goederen de EU hebben verlaten. Dat bericht komt terug bij de aangever en is het bewijs voor het btw-nultarief. In alle drie de gevallen is het MRN de sleutel waarmee twee systemen naar dezelfde zending kijken. Een nummer dat in het aangiftesysteem staat en niet bij de terminal, of omgekeerd, is een zending die stilstaat terwijl iedereen denkt dat hij onderweg is.
Wat gaat er mis met MRN's?
De meest voorkomende fout is een MRN dat wel is aangemaakt maar niet is doorgegeven aan de partij die het nodig heeft. De container staat dan op de terminal terwijl de aangifte in orde is, en niemand ziet waar het stokt. De tweede fout is het verwarren van MRN's binnen een zending. Een lading met een T1 en een aparte invoeraangifte heeft twee nummers. Een derde is de aanname dat een MRN een container identificeert. Dat doet het niet: het identificeert een aangifte. Een aangifte met twintig containers heeft er een, en die twintig containers hebben allemaal hetzelfde nummer nodig bij aanmelding. Een vierde is een typefout in de achttien tekens, die het controlekarakter soms vangt en soms niet als er twee tekens zijn verwisseld. Een vijfde is het oude nummer blijven gebruiken na een correctie. Een vervangen aangifte krijgt een nieuw MRN. Het oude nummer is dan dood. Aanmelden met het oude nummer levert een weigering op, terwijl het nieuwe nummer klaarstaat in het systeem van de aangever.
Hoe volg je een zending met een MRN?
Voor douanevervoer biedt de EU een publieke MRN-follow-up waarmee je de status van een T1 of T2 kunt opvragen: aanvaard, onderweg, aangekomen, gezuiverd. Dat is het instrument waarmee je ziet of het kantoor van bestemming heeft teruggemeld, zonder het kantoor te bellen. Voor invoer- en uitvoeraangiften zie je de status in je eigen aangiftesysteem, niet in die publieke tool. In Nederland zie je de vrijgavestatus van een IMA terug in DMS, en de terminalstatus via Portbase of MyTerminal. Het MRN is de sleutel in beide. Een groen licht in DMS en een rood licht op de terminal betekent dat de koppeling ontbreekt, niet dat de aangifte is geweigerd. Bewaar het MRN bij het dossier, naast het containernummer en het interne dossiernummer. Wie zes maanden later een vraag van de Douane krijgt, heeft aan het interne nummer niets. Het MRN is wat de Douane kent, en het is wat je in een nasporing, een bezwaar of een zuivering nodig hebt.
Waar vind je het MRN en wat geef je door?
Het MRN staat op het begeleidingsdocument van de aangifte en in de terugkoppeling van het aangiftesysteem. Bij douanevervoer staat het op het Transit Accompanying Document dat met de zending meereist. Bij invoer en uitvoer staat het in de aanvaardingsboodschap. Print of sla die boodschap op; zonder die bevestiging heb je geen bewijs van aanvaarding. Geef het MRN door aan de partij die het nodig heeft: de terminal, de vervoerder, het kantoor van bestemming, de ontvanger. Doe dat met achttien tekens, zonder spaties, met het juiste jaar. Een nummer van vorig jaar op een zending van dit jaar is een ander dossier. Geef niet het interne dossiernummer door als MRN, en geef niet het MRN van de T1 door als de terminal om het IMA-nummer vraagt. Zeg erbij van welke aangifte het nummer is. In een keten met T1, IMA en uitvoer is dat het verschil tussen een container die rijdt en een container die staat.