Integración con Portbase
En Rotterdam y Amsterdam una declaración aceptada no basta para llevarse un contenedor. La terminal mira el número de contenedor, y ese contenedor solo sale cuando el MRN está vinculado a él en Portbase. SKAI crea ese vínculo desde el mismo expediente en el que ya está la declaración, para que su declarante no tenga que abrir un segundo sistema.
¿Qué es un port community system y qué partes intercambian datos en él?
Portbase es el port community system de los puertos marítimos neerlandeses. No es un sistema aduanero ni un sistema de terminal. Es el lugar donde partes que por lo demás no tienen relación directa miran el mismo envío. Las navieras y los consignatarios declaran qué carga sube a bordo. Las terminales declaran qué han descargado y qué está en el muelle. Los transitarios y los declarantes indican qué documentos pertenecen a qué contenedor. La aduana lo lee y devuelve su decisión. Lo incómodo es que cada parte tiene solo un trozo de los datos. La naviera conoce el número de B/L y el buque. La terminal conoce el número de contenedor y la fecha de descarga. Usted conoce el MRN y el régimen que ha declarado. Portbase es el sitio donde esas piezas se atan entre sí, y solo cuando están completas puede un contenedor salir del muelle. Por eso un problema en el puerto rara vez es el problema de una sola parte. Casi siempre es un dato que existe en una y que todavía no ha llegado a la otra.
¿Por qué está parado mi contenedor si la declaración se aceptó hace tiempo?
Porque la terminal no mira su declaración, mira el contenedor. Un MRN pertenece a una declaración, no a un número de contenedor. Mientras nadie haya comunicado qué MRN corresponde a qué contenedor, la terminal ve un contenedor sin destino siguiente válido y no lo entrega. Da igual que la declaración se aceptara hace una hora o hace tres días. Hasta ese momento el contenedor permanece en depósito temporal en la terminal. Corre un plazo, corren gastos de almacenaje y corre la detención del contenedor de la naviera. Ese reloj sigue avanzando mientras en su propio sistema todo aparece en verde. Una declaración con veinte contenedores tiene un solo MRN, y ese número único debe comunicarse para los veinte números de contenedor. Los envíos parciales dan la imagen inversa: mercancía en un mismo contenedor bajo dos declaraciones necesita dos MRN, y comunicar el número equivocado produce un rechazo sin causa evidente.
¿Cómo funcionan la declaración de carga y el proceso de llegada?
Empieza bastante antes de la llegada. La naviera o el consignatario presenta los datos de carga antes de que entre el buque, para que la aduana sepa de antemano qué va a bordo. Sobre esa base surge el depósito temporal en la descarga: el contenedor queda registrado en la terminal, con un número de B/L asociado, y sin un régimen siguiente no va a ninguna parte. Después le toca a usted. Presenta la declaración en DMS, recibe un MRN y comunica ese MRN junto con el número de contenedor. Solo entonces sabe la terminal qué destino siguiente corresponde a ese contenedor. La aduana concede el levante, o retiene el contenedor para un escáner o un reconocimiento físico, y ese resultado vuelve por el mismo camino. En exportación el orden se invierte. Ahí preavisa los contenedores a la terminal con el documento de exportación, para que el contenedor pueda entrar en el muelle y cargarse en el buque.
¿Cómo se conecta SKAI con Portbase sin que usted cambie de sistema?
SKAI recoge y envía. Recoger significa que los datos que ya existen aterrizan en el expediente: el número de B/L, los números de contenedor, el buque, la llegada prevista y el estado de descarga. SKAI los compara con lo que dicen su factura, su packing list y su bill of lading, de modo que un número de contenedor que no cuadra se ve antes de comunicar nada. Enviar significa que SKAI comunica el MRN y los datos documentales correspondientes desde el expediente en cuanto se acepta la declaración. Su declarante no tiene que abrir un portal ni volver a teclear un número. La respuesta aterriza en el mismo sitio: con levante, retenido para control, o todavía incompleto. Además de Portbase, SKAI se conecta con las propias terminales de Rotterdam, entre ellas ECT Delta, Euromax, RWG y APM. A través de la API REST ese mismo estado sigue hacia su WMS, TMS o ERP, para que planificación y atención al cliente lo vean sin tener que llamar.
¿Qué sale mal en la práctica?
Casi nunca la declaración en sí. En la mayoría de los casos la declaración es correcta, está aceptada y lleva un MRN, y el vínculo con el contenedor sencillamente nunca se hizo. El contenedor sigue parado, el cliente llama y nadie ve dónde se atasca, porque cada sistema por separado parece estar en orden. El segundo clásico es un número de contenedor que casi acierta. Un carácter mal copiado de un B/L y el aviso no encaja con nada. El tercero es un envío que cae entre dos personas: un declarante hizo la declaración, el aviso correspondía al otro, y ambos dieron por hecho que estaba hecho. Lo que estos tres tienen en común es que solo se ven cuando alguien los busca. Por eso el estado que vuelve al expediente importa más que el propio aviso. Un expediente que muestra que el aviso sigue pendiente marca la diferencia entre media hora y dos días.
¿Se puede mover carga en contenedor sin conexión a Portbase?
En Rotterdam y Amsterdam, en la práctica no. Las terminales trabajan con los avisos que llegan por el port community system, y sin conexión usted no puede enviarlos. Queda subcontratarlo a una parte que avise por usted, lo que le hace depender de su plazo de respuesta y le impide ver qué ha ocurrido realmente. El granel, la carga convencional y el flete aéreo funcionan de otra manera, y fuera de los Países Bajos rigen otros sistemas. Pero en cuanto entran contenedores por los puertos marítimos neerlandeses, la conexión deja de ser una opción y pasa a formar parte del proceso. La pregunta práctica no es, por tanto, si se conecta, sino quién envía el aviso y dónde ve usted que ha llegado. Si ocurre en el mismo expediente que la declaración, el paso deja de perderse. Si ocurre en un portal aparte, sigue siendo una acción que alguien puede olvidar.