Pourquoi le terminal ne libère-t-il pas mon conteneur alors que la déclaration est acceptée ?

Parce que le MRN n'est pas encore lié au numéro de conteneur. Le terminal regarde le conteneur et non votre déclaration, donc sans ce signalement le conteneur reste en dépôt temporaire. Dès que le lien est fait et que la douane accorde la mainlevée, le conteneur est libéré.

Qui doit lier le MRN au numéro de conteneur ?

Le déclarant, ou celui qui dépose en son nom. Le terminal et la compagnie maritime ne le font pas à votre place : ils traitent le signalement, ils ne le créent pas. Si vous travaillez avec un agent au port, fixez par écrit qui l'envoie.

Combien de conteneurs peut-on signaler sous un seul MRN ?

Tous les conteneurs de cette déclaration. Un MRN identifie une déclaration et non un conteneur, donc une déclaration portant sur vingt conteneurs donne un numéro dont vous aurez besoin vingt fois au moment du signalement.

Quel est le meilleur moment pour signaler un conteneur ?

Dès que vous avez le MRN et les numéros de conteneur, même si le navire est encore en mer. Le signalement est alors en place au moment du déchargement, ce qui épargne précisément les heures où le stockage et la détention commencent à courir.

Quelle est la différence entre une connexion Portbase et une connexion terminal ?

Portbase est l'échange partagé entre toutes les parties du port, une connexion terminal va directement vers un seul terminal. Il vous faut les deux : la première pour les signalements de cargaison et de documents, la seconde pour les créneaux, le statut de mainlevée et l'enlèvement.

Utilise-t-on aussi Portbase à l'export ?

Oui. À l'export, vous préavisez le conteneur et le document d'exportation, pour que le terminal puisse accepter le conteneur et le placer sur le quai. Sans ce préavis, le conteneur est refusé à la porte.

Intégration Portbase

À Rotterdam et à Amsterdam, une déclaration acceptée ne suffit pas pour récupérer un conteneur. Le terminal regarde le numéro de conteneur, et ce conteneur ne bouge qu'une fois le MRN qui lui est associé dans Portbase. SKAI établit ce lien depuis le dossier où se trouve déjà la déclaration, pour que votre déclarant n'ait pas à ouvrir un second système.

Schema montrant le transporteur, le terminal, le transitaire et la douane partageant un meme conteneur via un noeud central.

Qu'est-ce qu'un port community system et quelles parties y échangent des données ?

Portbase est le port community system des ports maritimes néerlandais. Ce n'est ni un système douanier ni un système de terminal. C'est l'endroit où des parties qui n'ont autrement aucun lien direct regardent le même envoi. Les compagnies maritimes et les agents maritimes déclarent la cargaison qui arrive à bord. Les terminaux déclarent ce qu'ils ont déchargé et ce qui se trouve sur le quai. Les transitaires et les déclarants indiquent quels documents appartiennent à quel conteneur. La douane lit ces données et renvoie sa décision. La difficulté est que chaque partie ne détient qu'une partie des données. La compagnie connaît le numéro de B/L et le navire. Le terminal connaît le numéro de conteneur et la date de déchargement. Vous connaissez le MRN et le régime que vous avez déclaré. Portbase est l'endroit où ces morceaux sont reliés, et ce n'est qu'une fois l'ensemble complet qu'un conteneur peut quitter le quai. C'est aussi pourquoi un problème au port est rarement le problème d'une seule partie. C'est presque toujours une donnée qui existe chez l'une et qui n'est pas encore arrivée chez l'autre.

Pourquoi mon conteneur reste-t-il bloqué alors que la déclaration est acceptée depuis longtemps ?

Parce que le terminal ne regarde pas votre déclaration, il regarde le conteneur. Un MRN appartient à une déclaration, pas à un numéro de conteneur. Tant que personne n'a signalé quel MRN correspond à quel conteneur, le terminal voit un conteneur sans destination suivante valable, et il ne le remet pas. Que la déclaration ait été acceptée il y a une heure ou il y a trois jours ne change rien. Jusque-là, le conteneur reste en dépôt temporaire au terminal. Un délai court, des frais de stockage courent, et la détention sur le conteneur de la compagnie court également. Cette horloge tourne alors que tout est au vert dans votre propre système. Une déclaration portant sur vingt conteneurs a un seul MRN, et ce numéro unique doit être signalé pour les vingt numéros de conteneur. Les envois fractionnés donnent l'image inverse : de la marchandise dans un même conteneur sous deux déclarations exige deux MRN, et signaler le mauvais numéro produit un refus sans cause évidente.

Comment se déroulent la déclaration de cargaison et le processus d'arrivée ?

Cela commence bien avant l'arrivée. La compagnie ou l'agent maritime dépose les données de cargaison avant l'entrée du navire, afin que la douane sache à l'avance ce qui se trouve à bord. Sur cette base naît le dépôt temporaire au déchargement : le conteneur est enregistré au terminal, avec un numéro de B/L rattaché, et sans régime suivant il ne va nulle part. Ensuite, c'est votre tour. Vous déposez la déclaration dans DMS, vous recevez un MRN, et vous signalez ce MRN avec le numéro de conteneur. C'est seulement alors que le terminal sait quelle destination suivante correspond à ce conteneur. La douane accorde la mainlevée, ou retient le conteneur pour un scanner ou un contrôle physique, et ce résultat revient par le même chemin. À l'export, l'ordre s'inverse. Vous préavisez les conteneurs au terminal avec le document d'exportation, pour que le conteneur soit admis sur le quai et puisse être chargé sur le navire.

Liste de lignes conteneurs dans un dossier douanier, une ligne etant signalee car sa declaration reste en attente.

Comment SKAI se connecte-t-il à Portbase sans que vous changiez de système ?

SKAI récupère et transmet. Récupérer signifie que les données déjà présentes arrivent dans le dossier : le numéro de B/L, les numéros de conteneur, le navire, l'arrivée prévue et le statut de déchargement. SKAI compare cela avec votre facture, votre packing list et votre bill of lading, de sorte qu'un numéro de conteneur qui ne concorde pas ressorte avant tout envoi. Transmettre signifie que SKAI signale le MRN et les données documentaires correspondantes depuis le dossier dès que la déclaration est acceptée. Votre déclarant n'a ni portail à ouvrir ni numéro à ressaisir. Le retour arrive au même endroit : mainlevée accordée, retenu pour contrôle, ou pas encore complet. À côté de Portbase, SKAI se connecte aux terminaux de Rotterdam eux-mêmes, dont ECT Delta, Euromax, RWG et APM. Via l'API REST, le même statut repart vers votre WMS, TMS ou ERP, pour que la planification et le service client le voient sans devoir téléphoner.

Qu'est-ce qui coince en pratique ?

Presque jamais la déclaration elle-même. Dans la plupart des cas, la déclaration est correcte, acceptée et porteuse d'un MRN, et le lien avec le conteneur n'a tout simplement jamais été fait. Le conteneur reste sur place, le client appelle, et personne ne voit où cela bloque, parce que chaque système pris séparément paraît en ordre. Le deuxième classique est un numéro de conteneur presque juste. Un caractère mal repris d'un B/L et le signalement ne correspond à rien. Le troisième est un envoi qui tombe entre deux personnes : un déclarant a fait la déclaration, le signalement revenait à l'autre, et chacun a supposé que c'était fait. Ces trois cas ont en commun de ne devenir visibles que lorsque quelqu'un les cherche. C'est pourquoi le retour de statut dans le dossier compte davantage que le signalement lui-même. Un dossier qui montre qu'un signalement reste en attente, c'est la différence entre une demi-heure et deux jours.

Peut-on traiter du conteneur sans connexion à Portbase ?

À Rotterdam et à Amsterdam, en pratique non. Les terminaux travaillent à partir des signalements qui arrivent par le port community system, et sans connexion vous ne pouvez pas les envoyer. Reste la sous-traitance à une partie qui signale pour vous, ce qui vous rend dépendant de son délai de traitement et vous empêche de voir ce qui s'est réellement passé. Le vrac, le conventionnel et le fret aérien fonctionnent autrement, et hors des Pays-Bas d'autres systèmes s'appliquent. Mais dès que des conteneurs entrent par les ports maritimes néerlandais, la connexion cesse d'être un choix et fait partie du processus. La vraie question n'est donc pas de savoir si vous vous connectez, mais qui envoie le signalement et où vous voyez qu'il a abouti. Si cela se passe dans le même dossier que la déclaration, l'étape ne se perd plus. Si cela se passe dans un portail séparé, cela reste une action que quelqu'un peut oublier.