DMS
Ook bekend als: Douane Management Systeem, Douane Aangifte Management Systeem
DMS is het Nederlandse Douane Management Systeem waarin je invoer- en uitvoeraangiften indient. Het is de opvolger van AGS en is niet hetzelfde als ATLAS of AES in andere lidstaten.
Hoe werkt een aangifte in DMS?
DMS is het aangiftesysteem van de Nederlandse Douane voor invoer en uitvoer. Je dient de aangifte elektronisch in. De Douane toetst hem geautomatiseerd tegen de DTV, de vergunningen en het risicoprofiel, en stuurt binnen ongeveer een minuut een terugkoppeling. Bij aanvaarding krijg je een MRN. Bij weigering krijg je een foutmelding die het gegevensveld aanwijst dat niet klopt. De standaard invoeraangifte heet IMA, de plaatsing in een douane-entrepot heet STO, en de aanvullende aangifte bij inschrijving in de administratie heet ATO. Uitvoer loopt eveneens via DMS. E-commercezendingen tot honderdvijftig euro lopen in Nederland via DECO, niet via DMS. DMS is een Nederlands systeem. Het Duitse ATLAS en het Europese AES zijn andere systemen die dezelfde Uniewetgeving uitvoeren, maar een andere technische koppeling, andere foutcodes en een andere operationele praktijk kennen. Een koppeling op DMS werkt niet op ATLAS. Wie in Nederland aangeeft, heeft dus een Nederlandse koppeling nodig, met Nederlandse stamgegevens en Nederlandse vergunningen. Een bericht dat voor ATLAS is gebouwd, komt in DMS niet binnen en levert geen MRN op.
Wat veranderde er bij de overgang van AGS naar DMS?
DMS werkt met de gegevensset van het Douanewetboek van de Unie. Die set is uitgebreider en strikter dan die van AGS. Velden die eerder optioneel waren, zijn nu verplicht, en de codelijsten zijn Europees in plaats van nationaal. De praktische gevolgen zitten in de stamgegevens. Artikelen zonder een volledige tiencijferige code, zonder land van oorsprong of zonder de juiste documentcodes komen er niet meer doorheen. Wat in AGS een waarschuwing was, is in DMS een weigering. Daarnaast geeft DMS foutmeldingen terug met een eigen codelijst. Die codes wijzen het element aan dat niet klopt, maar niet altijd de onderliggende oorzaak. Een melding dat een vergunning niet aansluit, kan even goed betekenen dat het EORI-nummer op de vergunning afwijkt van dat op de aangifte. Wie nog stamgegevens uit AGS gebruikt, merkt dat in de eerste week. Codes die jaren werkten, komen terug als weigering. Het is geen storing. Het is de nieuwe gegevensset, en die corrigeer je in het artikelbestand, niet alleen in de geweigerde aangifte.
Welke controles voert DMS uit voordat de Douane vrijgeeft?
Na indiening loopt de aangifte langs een geautomatiseerd risicoprofiel. Dat kijkt naar de goederencode, de oorsprong, de waarde, de importeur, de aangever en de historie van eerdere zendingen. De uitkomst is een van drie: vrijgave zonder controle, een documentcontrole waarbij de Douane om de factuur, het vervoersdocument en eventuele certificaten vraagt, of een fysieke controle waarbij de goederen worden ingezien of gescand. Een documentcontrole kost uren, een fysieke controle dagen. Bij vers product is dat verschil bepalend. De goederen blijven onder toezicht tot de controle is afgerond. Een AEO-status verandert het risicoprofiel, maar de aangifte zelf blijft dezelfde IMA in hetzelfde Nederlandse systeem. De aangever ziet de uitkomst in het aangiftesysteem, niet in een telefoontje. Een controleopdracht komt als status terug. Zolang die status openstaat, blijven de goederen waar ze zijn, ook als de truck al klaarstaat. Bij een fysieke controle op de terminal is dat een extra dag huur, bij vers product een dag houdbaarheid.
Wat moet er in de praktijk op een DMS-aangifte staan?
Op dossierniveau staan de aangever, de importeur, de vertegenwoordigingsvorm, het vervoermiddel en de plaats waar de goederen zich bevinden. Per artikelregel horen de goederencode, de omschrijving, het land van oorsprong, de douanewaarde, het gewicht, de aantallen en de documenten en vergunningen die bij die code horen. Ontbreekt een verplicht veld, dan weigert DMS de aangifte. Dat is geen inhoudelijke controle op de juistheid van de indeling, alleen op de volledigheid van de gegevensset. Een verkeerde maar complete code komt er dus doorheen en levert later een naheffing op. De voorgaande aangifte in de keten hoort er ook op. Een IMA die een T1 zuivert, draagt het MRN van die T1. Zonder die verwijzing blijft de T1 openstaan, ook als de goederen allang zijn ingeklaard. Controleer de stamgegevens voordat de eerste aangifte de deur uit gaat. Een artikelregel die in het WMS compleet lijkt, mist voor DMS vaak de documentcode of de aanvullende TARIC-code. Die velden bestonden in AGS soms niet. De weigering volgt dan pas op het moment van indienen.
Hoe verhoudt DMS zich tot DVA, DECO en Portbase?
DMS is de plek voor invoer en uitvoer. Douanevervoer loopt in Nederland via DVA, de nationale toepassing van NCTS. E-commercezendingen tot honderdvijftig euro lopen via DECO. Keuringen lopen via CLIENT PD naar de NVWA en het KCB. Geen van die systemen is een vervanging van DMS. Portbase is geen douanesysteem. Het is het port community system van de Nederlandse zeehavens. Het MRN dat DMS teruggeeft, moet bij een container op de terminal ook in Portbase landen, anders geeft de terminal de container niet vrij. In de keten is DMS dus een schakel, niet het geheel. Een aangifte die in DMS is aanvaard, kan alsnog vastliggen omdat de T1 niet is gezuiverd, omdat de keuring ontbreekt of omdat de terminal het MRN niet heeft. Wie alleen naar DMS kijkt, mist die afhankelijkheden. De monitor hoort de status in DMS, DVA, DECO, CLIENT PD en Portbase naast elkaar te zetten, op hetzelfde dossier. Anders is de aangifte groen en de container rood.
Wat gaat er mis met DMS-aangiften?
De meest voorkomende weigering is een onvolledige gegevensset: een ontbrekende documentcode, een EORI dat niet actief is, of een vergunningnummer dat niet aansluit op de aangever. De foutmelding wijst het veld aan, niet de oorzaak in de stamgegevens. Een tweede fout is het verwarren van DMS met het systeem van een andere lidstaat. Wie vanuit Duitsland of België in Nederland aangeeft, heeft een Nederlandse koppeling nodig. ATLAS-berichten komen in DMS niet binnen. Een derde is de aanname dat aanvaarding het einde is. Aanvaarding levert een MRN op. Vrijgave volgt pas daarna, en de keten is pas rond als de voorgaande T1 is gezuiverd, de terminal is geïnformeerd en eventuele keuringen zijn afgerond. Corrigeer in de stamgegevens, niet alleen in de geweigerde aangifte. Een EORI dat eenmalig wordt overschreven, faalt bij de volgende zending opnieuw. DMS is streng op de set, niet op de intentie achter het bericht.