EXW
Ook bekend als: Ex Works, Af fabriek
EXW, Ex Works, betekent dat de verkoper de goederen beschikbaar stelt op zijn eigen terrein en verder niets regelt. Vanaf dat moment draagt de koper alle kosten en alle risico, inclusief het laden.
Wie regelt wat bij EXW?
De verkoper zet de goederen klaar op de afgesproken plaats, meestal zijn fabriek of magazijn, en meldt de koper wanneer ze klaarstaan. Alles daarna is voor de koper: laden, voorvervoer, uitvoerformaliteiten, hoofdtransport, invoerformaliteiten en aflevering. Zonder dat bericht van beschikbaarheid weet de koper niet wanneer hij mag komen. Dat maakt EXW de term met de minste verplichtingen voor de verkoper en de meeste voor de koper. In de praktijk laadt de verkoper toch vaak, omdat hij de heftruck heeft, maar formeel is dat het risico van de koper. Valt een pallet daarbij, dan is er geen contractuele basis om de verkoper aan te spreken, tenzij je dat apart hebt vastgelegd. De koper moet zelf een vervoerder sturen, toegang tot het terrein regelen en de uitvoeraangifte in het land van de verkoper organiseren. Bij een Nederlandse verkoper betekent dat een uitvoeraangifte in DMS door iemand die in de EU gevestigd is. Dat is precies de stap die bij export naar een koper buiten de EU vrijwel altijd misgaat.
Waar gaat het risico over bij EXW?
Het risico gaat over op het moment dat de goederen ter beschikking staan op de afgesproken plaats, dus voordat ze geladen zijn. Beschadiging tijdens het laden komt daarmee voor rekening van de koper. Dat is het vroegste overdrachtspunt van alle elf Incoterms, en het is lastig te bewijzen als je alleen een plaatsnaam in het contract hebt staan. Omdat dat moment lastig te bewijzen is, spreken partijen vaak een concreet adres en tijdvak af in het contract. Zonder die precisering is er bij schade weinig houvast. EXW Eindhoven zegt niets als de verkoper drie locaties in Eindhoven heeft. EXW gevolgd door straat, nummer, postcode en een datum waarop de goederen klaarstaan wel. Komt de koper niet opdagen, dan is het risico formeel al over, maar de goederen staan nog in het magazijn van de verkoper. Opslag, verzekering en ruimtebeslag zijn dan een kostenpost die EXW niet toewijst. Leg daarom vast wat er gebeurt als de afhaaltermijn verstrijkt, inclusief wie de extra opslag betaalt.
Waarom is EXW lastig bij export?
De uitvoeraangifte moet worden gedaan door of namens iemand die in de EU gevestigd is. Bij EXW ligt die verplichting formeel bij een koper die dat vaak niet is, waardoor de verkoper hem in de praktijk toch doet. Een Amerikaanse of Chinese koper kan in Nederland geen aangever zijn, en een expediteur die namens hem optreedt heeft een machtiging en een EORI-nummer nodig die er zelden liggen. Daardoor loopt de verkoper een risico dat hij contractueel juist heeft willen uitsluiten: zonder bewijs van uitvoer kan hij het nultarief voor de btw niet onderbouwen. Het bevestigingsbericht van uitgang komt terecht bij de aangever, en als dat niet de verkoper is, heeft hij het document niet in handen bij een btw-controle. FCA lost dat op: de verkoper doet de uitvoeraangifte, laadt als de levering op zijn terrein plaatsvindt, en krijgt zelf het bewijs van uitgang. De ICC adviseert EXW alleen voor binnenlandse handel en raadt voor export FCA aan. Wie EXW toch gebruikt bij een zending de EU uit, moet vastleggen dat de verkoper de uitvoer feitelijk doet.
Wat betekent EXW voor de douanewaarde?
De EXW-prijs bevat geen vracht en geen verzekering. Bij invoer in de EU moeten die kosten tot de buitengrens er dus bij opgeteld worden om tot de douanewaarde te komen, samen met eventuele laadkosten die de koper heeft gedragen. De aangever heeft daarvoor de vrachtfactuur en, als die er is, de verzekeringspolis nodig. Een schatting is niet toegestaan als de werkelijke kosten bekend zijn of bekend kunnen worden. Dat maakt EXW administratief bewerkelijker dan CIF, waar de vracht al in de prijs zit. De aangever moet per zending de vrachtfactuur erbij zoeken en het deel binnen de EU eraf halen. Zonder specificatie op die factuur accepteert de Douane de aftrek niet en betaal je rechten over vervoer dat binnen de EU heeft plaatsgevonden. Op de invoeraangifte geef je EXW op als leveringsvoorwaarde, met de plaats van levering in het land van uitvoer. De bijtelling tot de buitengrens volgt daar rechtstreeks uit. Klopt de Incoterm op de factuur niet met de aangifte, dan is de douanewaarde in een van beide richtingen fout.
Hoe leg je EXW goed vast in het contract?
Noem altijd een volledig adres en niet alleen een plaatsnaam. EXW Eindhoven zegt niets als de verkoper drie locaties in Eindhoven heeft; EXW gevolgd door straat, nummer en postcode wel. Voeg de editie toe: EXW [adres] (Incoterms 2020). Zonder editie is onduidelijk of partijen 2010 of 2020 bedoelen, en bij EXW zit het verschil onder meer in de formulering rond laden. Spreek daarnaast expliciet af wie laadt en wie het risico draagt tijdens het laden, want dat is het punt waar EXW in de praktijk het vaakst tot discussie leidt. Leg tot slot vast welke partij de uitvoeraangifte doet en welke documenten de verkoper aanlevert. Doet de verkoper de aangifte feitelijk toch, dan hoort dat in het contract te staan in plaats van als stilzwijgende gewoonte te blijven bestaan. Zet ook een afhaaltermijn in het contract. EXW eindigt voor de verkoper als de goederen klaarstaan, maar zonder termijn blijven ze staan tot de koper komt. Een termijn van een werkweek, met daarna opslag voor rekening van de koper, voorkomt een vol magazijn met zendingen die al geleverd zijn.
Hoe komt EXW op de invoeraangifte?
Op de invoeraangifte geef je de leveringsvoorwaarde op als drielettercode plus de genoemde plaats. Bij EXW is die plaats het terrein van de verkoper, dus in het land van uitvoer. De Douane gebruikt die combinatie om te zien welke kosten al in de factuurprijs zitten en welke je nog moet bijtellen tot de buitengrens van de EU. De factuur moet dezelfde term en dezelfde plaats dragen als de aangifte. Staat op de factuur EXW Shanghai en op de aangifte FCA Rotterdam, dan klopt de opbouw van de douanewaarde niet meer. De aangever moet dan de vracht tot de EU-grens reconstrueren uit losse facturen, en ontbreekt een van die stukken, dan volgt een schatting die zelden in het voordeel van de importeur uitvalt. Bij EXW is de bijtelling het grootst van alle termen, omdat de prijs stopt op het terrein van de verkoper. Laden, voorvervoer, havenkosten, hoofdtransport en verzekering tot de EU-grens horen er allemaal bij. Zonder die stukken in het dossier is de aangifte bij een controle achteraf niet te onderbouwen.
Welke documenten en valkuilen horen bij EXW?
De minimale set is de handelsfactuur met EXW en het leveringsadres, een paklijst, en het bericht van beschikbaarheid. Daarnaast heeft de koper een uitvoeraangifte nodig in het land van de verkoper en, bij invoer in de EU, de vrachtfactuur tot de buitengrens. Ontbreekt het bericht van beschikbaarheid, dan is het overdrachtspunt niet te bewijzen als er onderweg schade is. De meest voorkomende valkuil is export uit de EU onder EXW naar een koper die niet in de EU gevestigd is. De uitvoeraangifte blijft dan formeel bij de koper liggen, wordt in de praktijk door de verkoper gedaan, en het bewijs van uitgang komt niet vanzelf bij de verkoper terecht. Bij een btw-controle ontbreekt dan het nultariefbewijs. De tweede valkuil is laden zonder afspraak. De heftruck van de verkoper laadt, er valt iets, en niemand is verzekerd omdat het risico al bij de koper lag terwijl de verkoper feitelijk handelde. Leg laden, uitvoer en afhaaltermijn schriftelijk vast, of gebruik FCA. Voor internationale zendingen is dat vrijwel altijd de betere keuze.