Vrijgave
Ook bekend als: release, douanevrijgave
Vrijgave is het moment waarop de Douane de aangifte heeft verwerkt en de goederen loslaat. Zonder vrijgave blijven ze onder toezicht, ook als de aangifte al is aanvaard.
Wat betekent vrijgave bij een invoeraangifte?
Vrijgave is de beslissing van de Douane dat de goederen het douanetoezicht mogen verlaten. Bij een invoeraangifte betekent dat: de IMA is aanvaard, het risicoprofiel heeft geen openstaande controle meer, en de goederen komen in het vrije verkeer. Vanaf dat moment mag je ze verkopen, bewerken of verder vervoeren zonder T1. Aanvaarding en vrijgave zijn niet hetzelfde. Aanvaarding betekent dat de aangifte is ingenomen en een MRN heeft. Vrijgave betekent dat de Douane de goederen loslaat. Tussen die twee stappen zit de geautomatiseerde controle. Die levert vrijgave, een documentcontrole of een fysieke controle op. In DMS, het Nederlandse declaratiesysteem voor invoer en uitvoer, komt de terugkoppeling meestal binnen een minuut. Dat is de systeemreactie, niet de fysieke beschikbaarheid van de container. Voor die laatste stap heb je de terminal en Portbase nog nodig.
Hoe verloopt vrijgave in DMS?
Na indiening loopt de aangifte langs de DTV, de vergunningen en het risicoprofiel. Het profiel kijkt naar goederencode, oorsprong, waarde, importeur, aangever en de historie van eerdere zendingen. De uitkomst is een van drie: vrijgave zonder controle, een documentcontrole, of een fysieke controle. Bij vrijgave zonder controle volgt het bericht meteen. De aangever krijgt de bevestiging, het MRN is de sleutel, en de goederen mogen van de locatie af waar ze onder toezicht stonden. Bij een documentcontrole vraagt de Douane om de factuur, het vervoersdocument en eventuele certificaten. De goederen blijven dan onder toezicht tot die stukken zijn beoordeeld. Een fysieke controle houdt de vrijgave langer vast. De container moet beschikbaar blijven, een inspecteur komt ter plaatse of de zending gaat door een scanner. Pas na die inspectie volgt vrijgave of een nadere vraag. Wie vrijgave gelijkstelt aan indiening, plant de truck te vroeg.
Waarom is douanevrijgave niet hetzelfde als terminalvrijgave?
In een Nederlandse zeehaven laat de Douane de goederen los, maar de terminal laat de container pas mee als het MRN in Portbase staat gekoppeld aan het containernummer. Portbase is het port community systeem van de Nederlandse havens. Zonder die koppeling blijft de slagboom dicht, ook als DMS de aangifte al heeft vrijgegeven. Dat is een van de meest voorkomende oorzaken van een container die klaarstaat en toch niet mee mag. De aangifte is in orde, het MRN bestaat, maar niemand heeft het nummer aan de terminal gemeld. De chauffeur staat bij de gate met een dossier dat intern op groen staat en extern op rood. Hetzelfde geldt omgekeerd. Een terminalmelding zonder vrijgegeven aangifte levert evenmin een uitgaande container op. De twee systemen kijken naar dezelfde zending via het MRN, maar ze praten niet vanzelf. Vrijgave is pas rond als beide kanten groen geven.
Wat is het verschil tussen vrijgave en voorlopige vrijgave?
Bij gewone vrijgave is de aangifte afgerond. De Douane heeft de gegevens aanvaard, de heffing is vastgesteld, en er loopt geen openstaande controle meer op die aangifte. De goederen zijn in het vrije verkeer. Wat later nog kan, is een controle achteraf, niet een open proces op de aangifte zelf. Bij voorlopige vrijgave laat de Douane de goederen alvast los terwijl de verwerking nog loopt. Dat gebeurt bijvoorbeeld als een documentcontrole nog niet is afgerond, of als een gegeven nog wordt nagetrokken. Je mag de goederen dan wel verplaatsen, maar de aangifte is nog niet definitief. Een naheffing of een correctie blijft mogelijk. Behandel een voorlopige vrijgave niet als een groene vink. Informeer de opdrachtgever dat de goederen onderweg mogen, en dat de aangifte nog openstaat. Een latere correctie op waarde of indeling landt anders als een verrassing, terwijl de container al leeg is.
Welke berichten hoor je terug te zien?
Na indiening in DMS zie je eerst de aanvaarding met het MRN. Daarna volgt het controleresultaat: vrijgave, documentcontrole of fysieke controle. Bij vrijgave hoort een bericht dat de goederen mogen worden weggevoerd. Zonder dat bericht is de aangifte wel bekend, maar nog niet los. Bij douanevervoer is het patroon anders. Daar is de relevante vrijgave de toestemming tot wegvoering bij vertrek en de toestemming tot lossing bij aankomst. Die laatste is de lossingsvergunning in DVA. Pas daarna kan de opvolgende aangifte de T1 zuiveren. Vrijgave, lossing en zuivering zijn drie verschillende berichten. Bewaar de berichten bij het dossier, niet alleen de status in het scherm. Bij een discussie over demurrage of over een gemiste truck is het tijdstip van het vrijgavebericht het bewijs, niet de herinnering dat de aangifte die ochtend is verstuurd.
Wat gaat er mis rond vrijgave?
De eerste fout is indienen en aannemen dat vrijgave volgt. Een risicoprofiel, een ontbrekend document of een keuringscode 2 uit CLIENT PD houdt de goederen vast. De aangifte is dan niet afgewezen. Ze wacht. Wie de truck al heeft ingepland, betaalt wachttijd. De tweede fout is het MRN niet doorzetten naar Portbase of naar de partij die de container afhaalt. Douanevrijgave zonder terminalmelding is intern groen en bij de gate rood. Dat is geen Douanefout. Dat is een ketenfout tussen aangever en terminal. De derde fout is een vrijgave op de verkeerde aangifte. Een zending met een T1 en een aparte IMA heeft twee MRN's. Het verkeerde nummer aanmelden levert een weigering op zonder duidelijke oorzaak. Controleer welk MRN de vrijgave draagt voordat je het nummer de keten in stuurt.