Conexión con su WMS, TMS o ERP
En SKAI, conectar con su WMS, TMS o ERP no significa cambiar de sistema. SKAI se coloca encima de lo que ya utiliza, recoge mediante una API REST los datos de expedición que ya existen y devuelve el estado de la declaración y el MRN al sistema en el que trabajan cada día sus planificadores y su administración.
¿SKAI sustituye mi WMS, TMS o ERP?
No. Su sistema de almacén sigue siendo el lugar donde vive el stock, su TMS sigue siendo el lugar donde viven las rutas y los contenedores, y su ERP sigue siendo el lugar del que salen el pedido y la factura. SKAI coloca encima una capa de aduanas y habla con esos sistemas a través de una API REST. Es una elección deliberada. Cambiar un proceso aduanero ya es bastante intrusivo. Si además se añade una migración del sistema de almacén o de pedidos, la puesta en marcha se retrasa medio año y su equipo acaba metido en dos proyectos a la vez. Además, el sistema que ya utiliza no suele ser el problema. El problema es que el paso aduanero vive al lado, en Excel, en el correo y en portales sueltos. En la práctica no cambia nada en las pantallas que su gente ya usa. Su planificador registra la expedición como siempre y la declaración nace de ahí. Lo que sí aparece es un campo de estado y un MRN en el expediente, para que nadie tenga que abrir un segundo sistema para saber si una expedición está liberada.
¿Qué datos van hacia SKAI y qué vuelve?
Hacia SKAI van la expedición y el artículo. De su TMS o WMS salen el número de expedición, el cliente, los lugares de carga y descarga, el número de contenedor, el número de bultos, los pesos bruto y neto y el régimen que quiere utilizar. De su ERP o su fichero de artículos salen, por línea, el código de mercancía, el país de origen, el valor, la divisa, la cantidad en la unidad correcta y los códigos de documento que corresponden a ese artículo. De vuelta llega lo que la aduana decide. En cuanto SKAI ha montado el expediente y lo ha presentado, la conexión devuelve el estado: en curso, aceptada, rechazada con el motivo, o liberada. Con la aceptación llega el MRN, y ese número es justo lo que quieren ver su transportista, su terminal y su cliente. Ese retorno es más que una tranquilidad para la planificación. El MRN y el estado del expediente son también los ganchos de los que cuelga su facturación. Solo cuando existe un número de declaración sabe su administración qué se puede facturar y contra qué expediente.
¿Por qué los datos maestros deciden si la conexión funciona?
Una conexión mueve datos, no los inventa. Un código de mercancía que no está en su fichero de artículos sigue sin estar en ninguna parte después de conectar. Lo mismo vale para el país de origen y para el código de documento de una autorización o un certificado. En la práctica, esos tres campos explican la mayoría de las declaraciones atascadas. SKAI recupera parte de ello leyendo el documento fuente. Si el código figura en la factura, SKAI lo toma de ahí, con una etiqueta de origen que remite a la línea de la que salió. Valor, peso y cantidades se comparan entre factura, packing list y B/L, de modo que una discrepancia aparece antes de presentar. Pero lo que no está escrito en ningún sitio lo tiene que teclear una persona, y ese es exactamente el trabajo que la conexión quería ahorrar. Por eso una implantación empieza por el fichero de artículos y no por la técnica. ¿Cuántos artículos llevan un código de ocho o diez dígitos, cuántos llevan un origen y cuántos solo llevan una descripción? Esa respuesta determina qué parte de su flujo pasará sin intervención y con qué cliente conviene empezar.
¿Qué hace el cambio anual de la nomenclatura combinada a su fichero de artículos?
La nomenclatura combinada cambia cada año el 1 de enero. Hay códigos que desaparecen, se dividen o cambian de descripción, y ocurre aunque su producto no haya cambiado en nada. La nueva versión aparece en otoño en el Diario Oficial, con tablas de correlación que muestran a qué código nuevo remite cada código antiguo. En un fichero de artículos que no se mantiene, la escena se repite cada año. La primera semana de enero vuelve una tanda de declaraciones porque el código ya no existe, y su equipo se pone a buscar códigos mientras los contenedores ya están en el muelle. Una conexión hace eso más visible en lugar de más pequeño, porque las declaraciones salen antes y por tanto los rechazos también vuelven antes. El remedio es aburrido y funciona. Anote por artículo cuándo se comprobó el código por última vez y en qué se apoya la clasificación: el texto de la partida, una nota o una IAV. Pase el fichero por las tablas de correlación en noviembre. SKAI contrasta cada código con la base arancelaria nacional y EU TARIC, incluidas las medidas y los documentos exigidos, de modo que un código caducado sale a la luz antes de presentar y no después.
¿Cómo se mantiene el stock de un depósito aduanero cuadrado con las declaraciones?
En un depósito aduanero la conexión no es una comodidad sino una condición de la autorización. La contabilidad de existencias debe cuadrar con las declaraciones en todo momento. Cada entrada corresponde a una declaración, cada salida corresponde a una declaración, y una diferencia que no pueda explicar se convierte en deuda aduanera sobre la mercancía que falta. En la práctica falla donde el almacén y la contabilidad aduanera se mueven por separado. Una corrección en el WMS, un palet reubicado, una línea de rotura o una muestra que ha salido: si ese movimiento nunca llega al lado aduanero, la diferencia está ahí y crece en silencio hasta la primera inspección. Una conexión que arrastra los movimientos de stock mantiene los dos lados en el mismo movimiento. Lo que registra el almacén llega a la contabilidad aduanera, y lo que SKAI declara vuelve sobre la línea de stock. Un cuadre manual mensual rara vez cumple la exigencia, sencillamente porque una diferencia de hace cuatro semanas ya no se puede reconstruir.
¿Cuánto dura una conexión y qué hace falta de su lado?
Cuente en semanas, no en meses. Una conexión no es una migración: no se mueve ningún dato y no se apaga ningún sistema. El trabajo está en acordar los campos, probar sobre expedientes reales y limpiar los datos maestros donde rozan. Dentro del proyecto más amplio avanza con el resto: conectar, configurar, dos semanas rodando con uno o dos clientes y después una formación interna con sus declarantes sobre sus propios expedientes. Para empezar, SKAI necesita tres cosas de su lado. Acceso a un entorno de pruebas o de aceptación del sistema al que nos conectamos, con la documentación o el listado de campos correspondiente. Una exportación de su fichero de artículos, aunque no esté completa, porque los huecos son información por sí mismos. Y alguien que conozca el sistema, de su casa o de su proveedor, capaz de decir en qué campo se encuentra realmente un dato. Ayuda además un conjunto de veinte a cincuenta expedientes reales de un cliente que conozca bien. Probar sobre ellos va más rápido que sobre datos inventados y muestra enseguida qué reglas funcionan de otra manera con ese cliente por definición.