Directe en indirecte vertegenwoordiging
Ook bekend als: directe vertegenwoordiging, indirecte vertegenwoordiging
Bij directe vertegenwoordiging dient de expediteur de aangifte in naam en voor rekening van de opdrachtgever in. Bij indirecte doet hij dat in eigen naam maar voor rekening van de opdrachtgever, en is hij medeschuldenaar van de douaneschuld.
Wat is het verschil tussen direct en indirect op de aangifte?
Het Douanewetboek van de Unie kent twee vormen. In directe vertegenwoordiging handelt de expediteur in naam en voor rekening van de opdrachtgever. De opdrachtgever is de aangever. In indirecte vertegenwoordiging handelt de expediteur in eigen naam maar voor rekening van de opdrachtgever. De expediteur is de aangever. Op de invoeraangifte is dat zichtbaar in de partijen en in de vertegenwoordigingscode. Direct: EORI van de opdrachtgever als aangever, EORI van de expediteur als vertegenwoordiger. Indirect: EORI van de expediteur als aangever, de opdrachtgever als opdrachtgevende partij. Verwissel je die, dan hangt de douaneschuld aan de verkeerde rechtspersoon. De keuze is geen voorkeur van de declarant. Ze volgt uit wie mag aangeven en uit wat de machtiging dekt. Een machtiging voor directe vertegenwoordiging dekt geen indirecte aangifte, en omgekeerd. Wie de vorm per dossier wisselt omdat het veld in de software toevallig zo stond, bouwt een reeks aangiften op die bij een controle niet bij de machtiging passen.
Wie mag aangever zijn, en wanneer is indirecte vertegenwoordiging verplicht?
De aangever moet in de regel in het douanegebied van de Unie zijn gevestigd. Een opdrachtgever buiten de Unie kan daardoor bij invoer niet zelf de aangever zijn, en ook niet via directe vertegenwoordiging. Dan blijft indirecte vertegenwoordiging over: de expediteur is aangever, in eigen naam, voor rekening van de buitenlandse opdrachtgever. Voor een in de Unie gevestigde opdrachtgever mag beide. Direct is dan de schone variant: de opdrachtgever blijft aangever, de expediteur is alleen gevolmachtigde, de douaneschuld hangt bij de opdrachtgever. Indirect is zwaarder voor de expediteur, en wordt toch gekozen als de opdrachtgever geen EORI heeft, geen vergunningen heeft die op de aangifte moeten, of als de expediteur de stroom onder eigen vereenvoudigingen wil trekken. Transit, tijdelijke invoer en een paar andere regelingen kennen uitzonderingen op de vestigingseis. Die uitzonderingen zijn geen vrijbrief om bij invoer in het vrije verkeer toch direct voor een niet-gevestigde te tekenen. De regeling op de aangifte bepaalt of de uitzondering geldt, niet de wens van de klant.
Waar hangt de douaneschuld, en wat betekent medeschuldenaar?
Bij directe vertegenwoordiging is de opdrachtgever de schuldenaar. De Douane int rechten en, zonder artikel 23, btw bij hem. De expediteur is gevolmachtigde, geen medeschuldenaar, zolang hij binnen de machtiging blijft en niet zelf onjuistheden in de aangifte stopt waarvan hij wist of had moeten weten. Bij indirecte vertegenwoordiging is de expediteur aangever én medeschuldenaar. De Douane kan de rechten bij hem innen, ook als de opdrachtgever verdwenen is of niet betaalt. Dat is het risico dat in het tarief van indirecte vertegenwoordiging hoort te zitten, en het is de reden dat expediteurs een zekerheid, een screening en een limiet per opdrachtgever hanteren. Weten of had moeten weten is de grijze zone bij direct. Een declarant die een waarde van één euro op een machine van twee ton laat staan, of een goederencode die de vergunningplicht omzeilt, kan persoonlijk in de schuld worden betrokken. Directe vertegenwoordiging is dus geen schild voor een aangifte die je zelf hebt opgesteld en waarvan je de stukken hebt gezien.
Hoe hangt de machtiging aan de vertegenwoordigingsvorm?
Zonder machtiging mag je niet aangeven. De machtiging, in de praktijk een POA of een Fenex-model, moet de vorm noemen: direct, indirect, of beide. Ze moet de opdrachtgever identificeren, de expediteur, de scope van de handelingen en de looptijd. Een mailtje met 'wil je dit inklaren' is geen machtiging. Het is de reden dat een zending op Niet Compleet blijft staan. De machtiging moet bij de aangifte passen. Directe machtiging plus indirecte aangifte is een gat. Een machtiging op de oude vennootschap plus een aangifte op de nieuwe ook. Een machtiging die is afgegeven voor uitvoer dekt geen invoer. Bewaar het stuk bij de stamgegevens van de opdrachtgever, met de vorm, de datum en het EORI waarop het is afgegeven, en toets het voordat de eerste aangifte de deur uit gaat. Bij voertuigen en bij eenmalige opdrachtgevers is de machtiging het document dat het vaakst ontbreekt. De rest van het dossier kan compleet zijn. Zonder POA dient de expediteur niet in, en terecht: hij zou anders tekenen voor een schuld of een verklaring die hem niet is verleend.
Wat betekent de vorm voor vergunningen, AEO en artikel 23?
Vergunningen hangen aan de aangever. Bij directe vertegenwoordiging gebruik je de artikel 23-vergunning, de entrepotvergunning of de AEO-status van de opdrachtgever. Bij indirecte gebruik je die van de expediteur. Een artikel 23-nummer van de klant op een indirecte aangifte sluit niet. Een entrepot van de expediteur op een directe aangifte van de klant evenmin. Dat maakt de vorm tot een inrichtingsvraag per opdrachtgever, niet tot een veld dat de declarant per dossier kiest. Eerst de vorm, dan de vergunningen die bij die vorm horen, dan de machtiging die die vorm dekt. Wie met de vergunning begint en de vorm ernaast zet, krijgt de weigering in DMS of, erger, een aanvaarde aangifte waarop de btw is geïnd terwijl iedereen dacht dat hij was verlegd. AEO volgt dezelfde logica. De status van de expediteur telt als hij zelf aangever is, dus bij indirect. De status van de opdrachtgever telt als hij aangever is, dus bij direct. Een AEO-C van de expediteur maakt de directe aangifte van een niet-AEO-klant niet tot een vereenvoudiging van de expediteur.
Hoe kies je de vorm per opdrachtgever, en wat leg je vast?
Begin bij de vestiging. Niet in de Unie gevestigd: indirect, plus, als de invoer in Nederland btw-plichtig is, fiscale vertegenwoordiging. Wél gevestigd: direct, tenzij er een reden is om indirect te gaan, bijvoorbeeld omdat de expediteur de zending onder eigen vereenvoudigingen trekt of omdat de opdrachtgever geen EORI heeft. Leg daarna vast welke vergunningen op de aangifte komen, van wie ze zijn, en welke machtiging de vorm dekt. Die set hoort in de stamgegevens, met een datum waarop hij is gecontroleerd. Een opdrachtgever die van direct naar indirect overstapt, of omgekeerd, is een wijziging van de hele set, niet van één veld. Op het dossier zelf blijft de vorm zichtbaar, zodat later te reconstrueren is wie aangever was en waar de schuld hing. Bij een navordering van drie jaar later is dat het eerste dat de Douane vraagt, en het laatste dat je uit een mailbox wilt opdiepen.