Factuur
Ook bekend als: handelsfactuur, commercial invoice
De handelsfactuur is het leidende document voor de invoeraangifte. Goederencode, douanewaarde en oorsprong haal je daaruit. Zonder factuur of een gelijkwaardige waardeopgave kun je in DMS niet aangeven.
Waarom is de handelsfactuur leidend voor de invoeraangifte?
De Douane heft over de transactiewaarde: de prijs die is betaald of moet worden betaald voor de goederen, aangepast met de kosten die tot de buitengrens van de Unie horen. Die prijs staat op de handelsfactuur. De paklijst heeft geen prijs. De bill of lading heeft geen prijs. Een proforma heeft geen betalingsplicht. Daarom is de factuur het document waarop de aangifte rust, en het document dat bij een controle als eerste wordt nagelegd. Leidend betekent niet dat je de factuur klakkeloos overneemt. Je toetst of de omschrijving indeelbaar is, of de Incoterm verklaart wat er wel en niet in de prijs zit, of de oorsprong is vermeld, en of de partijen kloppen met de machtiging. Een factuur met parts, USD 12.000, FOB, zonder oorsprong, is een factuur waarmee je niet kunt aangeven. In DMS, het Nederlandse aangiftesysteem, voeden de factuurregels de artikelregels van de IMA. Eén factuurregel kan meerdere artikelen worden als je splitst op goederencode. Meerdere regels kunnen één artikel worden als code, oorsprong en Incoterm gelijk zijn. De factuur blijft de bron, de aangifte de vertaling.
Welke velden uit de factuur gaan de aangifte in?
Per regel: de goederenomschrijving (als basis voor de indeling), het aantal en de eenheid, de prijs per eenheid, de regelwaarde, en het nettogewicht. Op kopniveau: verkoper, koper, factuurnummer, factuurdatum, valuta, Incoterm met plaats, land van oorsprong of een oorsprongsverklaring, en de referenties naar de zending. De EORI van de importeur komt uit de stamgegevens, maar naam en adres op de factuur moeten bij die EORI horen. De goederencode zelf staat vaak niet op de factuur, of er staat een code van de verzender die jij niet overneemt. Indeling is de verantwoordelijkheid van de aangever. Wat je van de factuur nodig hebt, is een omschrijving die specifiek genoeg is om in te delen: materiaal, functie, toestand (nieuw, gebruikt), en bij textiel of machines de kenmerken die de nomenclatuur vraagt. Description of goods is geen omschrijving. De valuta gaat de aangifte in zoals op de factuur, en DMS rekent om tegen de wisselkoers van de aanvaardingsdatum. Zelf omrekenen naar euro terwijl de factuur in dollar staat, is een fout. De Douane wil de factuurvaluta zien, niet jouw rekensom.
Incoterms, valuta en wat er bij de douanewaarde hoort
De Incoterm op de factuur bepaalt of vracht en verzekering al in de prijs zitten. Bij EXW of FCA zit het hoofdtransport er niet in, en moet je de kosten tot de buitengrens van de EU bijtellen. Bij CIF of CIP tot een Uniehaven zit dat deel er al in, en mag het vervoer na de buitengrens eraf als je het apart kunt aantonen. Zonder Incoterm kun je die som niet maken. Een factuur zonder Incoterm is onbruikbaar voor de douanewaarde. De plaats bij de Incoterm hoort erbij. FOB Shanghai is iets anders dan FOB Rotterdam. FOB zonder plaats is geen Incoterm, het is een label. Zet de plaats in de aangifte zoals hij op de factuur staat, en haal de vrachtfactuur erbij als je moet bijtellen of aftrekken. Toeslagen op de factuur (verpakking, sortering, commissie, hulpmiddelen) horen vaak in de douanewaarde, kortingen soms niet, afhankelijk van of ze bij de koop horen en bij invoer vaststaan. Een creditnota na invoer over een afgesproken prijskorting kan tot een herziening leiden. Een creditnota over schade na aankomst meestal niet.
Meerdere facturen, creditnota's en splitsingen
Eén zending, meerdere facturen, is normaal: meerdere leveranciers in één container, of één leverancier die per inkooporder factureert. Elke factuur wordt een set artikelregels onder dezelfde kop, met hetzelfde vervoersdocument. Het brutogewicht van de B/L of CMR verdeel je over de facturen via de paklijst, niet bij helfte. Zonder uitsplitsing op de paklijst kun je de gewichten niet verdedigen. Een creditnota behandel je als een correctie op de factuur waarop hij slaat. Sluit hij aan op de zending die je nu aangeeft, dan verwerk je hem in de douanewaarde. Sluit hij aan op een eerdere zending, dan hoort hij bij een herziening van die aangifte, niet als korting op deze. Een creditnota zonder factuurnummer is een bedrag zonder haak. Splitsen (een deel naar entrepot, een deel naar vrij verkeer, of twee geadresseerden in één container) kan alleen als je per deel waarde, colli en gewicht kunt aanwijzen. De factuur alleen is zelden genoeg. Je hebt de paklijst nodig, en vaak een verdeelstaat van de verzender. Zonder die staat zijn twee aangiften niet terug te rekenen naar het blad.
Factuur, paklijst, proforma en koopfactuur: wat is wat?
De handelsfactuur is de betalingsverplichting van een verkoop en het leidende stuk voor de aangifte. De paklijst is de fysieke specificatie zonder prijs. De pro-formafactuur is een waardeopgave zonder betalingsplicht, voor zendingen zonder koop. De koopfactuur (bill of sale) is in de voertuigpraktijk het bewijs van aankoop van een specifiek voertuig, vaak naast of in plaats van een klassieke handelsfactuur, en dient vooral om de douanewaarde en de VIN-keten te onderbouwen. Verwar de handelsfactuur niet met de factuurverklaring. Een factuurverklaring is een oorsprongsvermelding óp de factuur, geen documentsoort. Alleen de fabrikant kan de oorsprong werkelijk bewijzen. Een zin op de factuur is een verklaring, geen certificaat. De pagina's over oorsprong en factuurverklaring behandelen wanneer die zin voldoende is en wanneer niet. Krijg je in één mail een commercial invoice, een packing list en een proforma voor dezelfde zending, dan kies je. Is er een koop, dan is de commercial invoice leidend en de proforma overbodig voor de aangifte. Is er geen koop, dan is de proforma leidend. De packing list is in beide gevallen het blad voor colli en gewicht.
Wat de Douane narekent bij een controle van de factuur
Eerst of de partijen kloppen: is de koper op de factuur de importeur in de aangifte, of een gerelateerde partij waarvan de prijs mogelijk door de relatie is beïnvloed? Gerelateerde partijen maken de transactiewaarde niet automatisch onbruikbaar, maar de Douane mag vragen of de relatie de prijs heeft beïnvloed. Een intern verrekenprijsblad zonder onderbouwing houdt dan geen stand. Daarna de rekensom: tellen de regels op tot het totaal, klopt de valuta, is de Incoterm invulbaar, zijn vracht en verzekering tot de buitengrens verwerkt, en komen gewicht en aantal overeen met paklijst en vervoersdocument. Een factuur waarvan de regels niet tellen, is een factuur waarvan de douanewaarde niet vaststaat. Reken die som zelf na voordat DMS de aangifte heeft aanvaard. Tot slot de indeling en de oorsprong. Een vage omschrijving plus een ontbrekende oorsprong leidt tot een tariefuitvraag, en bij preferentie tot het volle tarief omdat het spoor niet is onderbouwd. De factuur hoeft de goederencode niet te dragen. Zij moet de feiten dragen waarmee jij code en oorsprong kunt verdedigen. Ontbreken die feiten, dan is het dossier niet compleet.