TRACES
Aussi connu sous le nom de: TRACES-NT
TRACES-NT est le système de l'UE dans lequel vous notifiez les envois d'animaux, de produits d'origine animale, de végétaux et de certaines denrées avant qu'ils n'entrent dans l'Union. Aux Pays-Bas, la NVWA est l'autorité compétente derrière ce guichet.
Qu'est-ce que TRACES-NT, et qu'est-ce que ce n'est pas ?
TRACES-NT, Trade Control and Expert System New Technology, est le système européen de notification et de traitement des envois soumis à inspection à la frontière extérieure. Vous y remplissez la partie I du CHED, la NVWA ou une autre autorité compétente vise la partie II, et sans cette visée l'envoi n'entre pas dans l'Union. Le système appartient à la Commission européenne. Le service d'inspection national y travaille, mais ce n'est pas un système douanier néerlandais. TRACES n'est pas DMS, ni DECO, ni CLIENT PD. DMS fait la déclaration fiscale. DECO fait le flux e-commerce. CLIENT PD est le guichet néerlandais de la pré-notification végétale vers NVWA et KCB, avec son propre code de réponse. Un envoi végétal peut donc avoir besoin à la fois d'une pré-notification CLIENT PD et d'un CHED-PP dans TRACES-NT. Quiconque ne connaît que TRACES rate le volet végétal néerlandais, et inversement. Le Royaume-Uni utilise IPAFFS, pas TRACES-NT. Un dossier qui va de Rotterdam à Felixstowe change de système. Traduire TRACES en IPAFFS comme « la même chose » produit une notification au mauvais guichet.
Que doit figurer dans TRACES-NT avant l'arrivée de l'envoi ?
La partie I du CHED : le déclarant, l'exportateur, le destinataire, le poste de contrôle frontalier d'entrée, le moyen de transport, le numéro de conteneur, le numéro de scellé, le code marchandises, le nombre de colis, le poids net et le numéro du certificat qui voyage avec les marchandises. Ces champs doivent cadrer avec le certificat sanitaire ou le certificat phytosanitaire, pas avec ce qui se trouve par hasard sur la facture si celle-ci en diverge. Le délai est en principe au plus tard un jour ouvrable avant l'arrivée au poste de contrôle frontalier. Vous notifiez sur l'ETA, pas sur le moment où le papier se trouve être complet. Une notification tardive décale l'envoi vers le créneau d'inspection suivant. Sur du produit frais, la durée de vie continue alors alors que le conteneur reste au terminal. Une notification manquée ne coûte pas d'amende TRACES. Elle coûte des surestaries, du courant pour le reefer et un rendez-vous de livraison chez le détaillant qui ne se décale pas. C'est pourquoi la notification appartient à la planification, pas à la queue du dossier.
Qui y travaille, et avec quel rôle ?
L'exploitant ou son mandataire remplit la partie I. L'autorité compétente de l'État membre d'entrée remplit la partie II, avec le résultat du contrôle documentaire, du contrôle d'identité et, s'il a lieu, du contrôle physique. La partie III couvre le transport ultérieur vers le lieu de destination. Sans partie II, il n'y a pas de mainlevée, si verte que soit la déclaration en douane. Aux Pays-Bas, la NVWA est l'autorité compétente pour la ligne vétérinaire et pour les denrées sous contrôle renforcé. Le KCB exécute les inspections phytosanitaires à l'importation, sous la responsabilité de la NVWA, avec sa propre planification. Pour un déclarant, ce sont deux guichets sur un conteneur, surtout sur une charge mixte. L'accès à TRACES-NT passe par un identifiant UE et un rôle que l'autorité nationale octroie. Sans ce rôle, vous ne pouvez pas déposer un CHED, même si votre EORI et votre mandat douanier cadrent par ailleurs. Réglez l'accès avant le premier envoi soumis à inspection, pas le matin de l'ETA.
Comment TRACES tient-il à la déclaration d'importation dans DMS ?
Mainlevée douanière et mainlevée d'inspection sont deux décisions, dans deux systèmes. La déclaration d'importation dans DMS porte le code document du CHED avec le numéro de référence, sous la forme CHEDP.NL.2026.0000000 ou l'équivalent pour A, D ou PP. Si ce numéro est faux, ou si le CHED n'est pas encore visé, la déclaration ne se raccorde pas à l'inspection. Inversement, DMS peut avoir accepté la déclaration alors que la NVWA retient encore l'envoi. Alors le conteneur ne peut pas quitter le terminal. Pour le planificateur, cela veut dire : regarder les deux statuts. Un feu vert n'est pas un départ. L'ordre est fixe. D'abord notifier le CHED dans TRACES-NT, puis déposer la déclaration d'importation avec ce numéro de référence. Quiconque dépose d'abord la déclaration et met à jour le CHED plus tard construit un dossier que la douane ne peut pas lier, ou une déclaration refusée parce que le document manque.
Qu'est-ce qui se passe mal lors de la reprise du certificat ?
Les certificats arrivent en scan ou en pdf, dans la langue du pays d'exportation, avec une mise en page qui diffère par pays. Le CHED dans TRACES-NT est un formulaire fixe. Entre les deux, il y a la retape, ou une extraction qu'il faut encore contrôler. Le numéro d'agrément de l'établissement, le numéro de certificat, l'espèce, le nombre de colis, le poids net et les numéros de conteneur et de scellé sont posés côte à côte par l'inspecteur. Un écart de quelques kilos entre certificat et notification suffit pour une question, et une question est un créneau d'inspection manqué. Un mauvais numéro d'agrément est plus grave : l'établissement n'est alors pas sur la liste, ou c'est un autre établissement que celui du papier, et l'envoi peut être refusé. La protection est la même que pour un dossier douanier : chaque champ ramené à l'endroit du certificat, et une comparaison avec facture, liste de colisage et connaissement avant que la partie I parte. Ce que vous mettez dans TRACES est une affirmation. Deviner un numéro de scellé illisible, c'est signer pour un chiffre que vous n'avez pas vu.
Pouvez-vous encore modifier un CHED dans TRACES-NT après le dépôt ?
La partie I peut être ajustée tant que l'autorité n'a pas encore traité le CHED. Un numéro de conteneur qui change au dernier moment, une ETA qui glisse d'un jour, un scellé remplacé : cela appartient tout de suite à TRACES, pas dans un courriel à l'inspecteur alors que le formulaire porte encore l'ancien numéro. Après visée de la partie II, modifier n'est plus une correction mais un échange avec le poste de contrôle frontalier. Un CHED visé avec le mauvais numéro de conteneur est un envoi qui, administrativement, se trouve ailleurs que physiquement. Le terminal ne résout pas cela, ni la douane. Signalez donc un changement d'ETA dès que vous le savez, même si le CHED a déjà été déposé et n'a pas encore été vu. L'inspection planifie sur cet horaire. Un conteneur qui arrive un jour plus tard sans notification mise à jour se trouve dans la planification d'hier, et celle-ci est passée.