Factura proforma
También conocido como: proforma
Una factura proforma es una indicación de valor sin obligación de pago. Usted la usa cuando las mercancías cruzan la frontera sin compraventa, porque la aduana igual necesita un valor en aduana.
¿Cuándo usa usted una factura proforma?
Usted usa una factura proforma cuando las mercancías cruzan la frontera sin una compraventa. Muestras, material publicitario, cambios en garantía, devoluciones al proveedor, consignación y admisión temporal son los casos clásicos. La aduana grava un valor en aduana, no una factura que alguien deba pagar. Sin indicación de valor, DMS, el sistema neerlandés de declaración, rechaza la declaración de importación, aunque nadie compre las mercancías. Eso es distinto de la función comercial de la misma proforma. Un comprador la pide a menudo antes de que el envío exista, para preparar una licencia, un crédito documentario o una aprobación interna. Para usted como declarante, solo cuenta si hay una venta. Si la hay, corresponde una factura comercial, aunque el proveedor siga enviando una proforma. Si no la hay, la proforma es la indicación de valor sobre la que basa el valor en aduana, con el método que el código aduanero de la Unión prescribe cuando no hay valor de transacción.
¿Por qué la aduana no acepta una proforma si hay compraventa?
Si hay una venta, el valor de transacción es la base primaria del valor en aduana. Ese valor figura en la factura comercial: el precio que el comprador paga o debe pagar. Una proforma no es prueba de pago ni un importe contractualmente debido. Si usted la usa aun así en una venta real, falta el fundamento y no podrá sostener el valor declarado en un control. En la práctica ocurre cuando el proveedor envía la factura definitiva más tarde, o cuando el envío sale antes de que la contabilidad haya emitido la factura comercial. Para la terminal y el transportista no es un problema. Para la declaración sí. DMS pide un valor estadístico y un valor en aduana por artículo. Esos campos deben ser trazables a un documento del expediente. Una cifra provisional sin venta no se sostiene si una factura posterior muestra otro importe. Si recibe ambos documentos, prima la factura comercial. La proforma puede quedar como anexo, pero usted no basa en ella la declaración.
¿Cómo determina el valor en una factura proforma?
Sin compraventa no hay valor de transacción. El código aduanero de la Unión aplica entonces los métodos secundarios, en este orden: valor de transacción de mercancías idénticas, de mercancías similares, método deductivo, valor calculado y, por último, el método de último recurso. En el trabajo diario eso significa: lo que este envío habría valido en un mercado libre, respaldado por una lista de precios, una venta anterior o una declaración del expedidor. Ponga ese respaldo en la propia proforma, no en un correo suelto. Indique que no hay compraventa, por qué se mueven las mercancías y cómo se ha llegado al valor. No ponga un importe simbólico de un euro: la aduana lo trata como elusión. En muestras, el valor puede ser el comercial, con nota de que no están destinadas a la venta, o más bajo si se han inutilizado. El flete y el seguro hasta la frontera exterior de la UE también entran en el valor en aduana, aunque no haya compraventa. Una proforma que solo muestra el valor de las mercancías aún no está completa para la declaración.
¿Qué debe figurar en una factura proforma para la declaración?
La proforma lleva los mismos datos de identificación que una factura comercial, menos la obligación de pago. Vendedor y destinatario con dirección, una descripción clara por línea, cantidad, peso neto, divisa, país de origen, Incoterm con lugar, y un número de documento con fecha. Indique de forma expresa que es una factura proforma y que no hay pago debido. Sin esa nota, un controlador ve una factura ordinaria con un importe que falta. La descripción debe ser lo bastante específica para clasificar. Sample goods o spare parts es demasiado vago para DMS. Nombre el producto, el material, el destino (muestra, devolución, garantía) y, si lo tiene, el código de mercancías. Una línea por tipo de producto, no un solo importe para todo el envío. En devoluciones remite a la exportación o importación original, incluido el MRN si se conoce. El EORI del destinatario en la Unión figura si esa parte es el declarante o el importador. Si falta ese número, no puede vincular la parte en DMS y la declaración se queda en Niet Compleet.
¿Cómo funciona una proforma en DMS en importación?
En DMS, el sistema neerlandés de declaración, una proforma no es un tipo de documento distinto en el conjunto de datos. Usted presenta una declaración de importación (IMA) o una inclusión en depósito (STO), con un valor en aduana por artículo. El documento del expediente respalda ese valor. Si hay venta, es la factura comercial. Si no hay venta, es la proforma, más el flete y el seguro hasta la frontera exterior. El declarante sigue siendo responsable de la exactitud. Copiar la proforma del expedidor sin comprobar si el valor es razonable es el mismo error que copiar una factura comercial sin leer el Incoterm. En admisión temporal o devolución también cuenta la declaración anterior: el valor debe alinearse con lo ya exportado o importado, si no se rompe la cadena de declaraciones. Si más tarde recibe una factura comercial con otro importe, corrige la declaración. Si no lo hace, un control a posteriori produce una liquidación sobre la diferencia, más las consecuencias de IVA. Conserve ambos documentos en el expediente. En los Países Bajos la aduana conserva siete años, en línea con la obligación fiscal de conservación.
¿Dónde fallan las proformas en el expediente?
El problema más frecuente es una proforma en una venta real. El envío está vendido, el precio figura en la confirmación de pedido, pero el expediente solo contiene una cifra provisional. El declarante toma ese importe, la factura definitiva llega dos semanas después con recargos u otra divisa, y nadie modifica la declaración. En una revisión es una liquidación clásica. El segundo problema es un valor de muestra demasiado bajo. Un envío de valor comercial declarado como sample a un euro destaca en la selección. La aduana puede retener las mercancías hasta que aporte un valor respaldado, y mientras tanto corre el alquiler de terminal. El tercer problema es una proforma sin Incoterm, sin origen o sin desglose por artículo. Entonces no puede calcular el valor en aduana ni respaldar el código, aunque figure un total. Al entrar el expediente, compruebe si el documento es una proforma o una factura comercial, si hay compraventa, y si valor, Incoterm y origen figuran en la hoja. Si falta alguno de esos tres, el expediente no está completo.