Ficha de datos de seguridad
También conocido como: FDS, VIB, SDS, MSDS
La ficha de datos de seguridad es el documento de dieciséis rúbricas con el que fundamenta la clasificación, el estatuto REACH y las exigencias de transporte de una sustancia. En un control aduanero suele ser la primera pieza que se pide.
¿Por qué un controlador pide la FDS lo primero?
Porque la ficha identifica la sustancia de una forma que la factura no hace. La factura nombra un nombre comercial y un precio. La FDS nombra CAS, número CE, composición, peligros, punto de inflamación, número ONU, clase y la normativa que recae sobre la sustancia. Con ello controla el código de mercancía, la medida TARIC, la clasificación ADR y el estatuto REACH en una sola pieza. En un control físico la ficha es la prueba de que sabe lo que hay en los bultos. Un expediente con solo una factura 'chemicals' o 'cleaning product' es un expediente sin identidad. La FDS da esa identidad, siempre que corresponda a este envío: la misma sustancia, el mismo proveedor, la misma versión. MSDS es el nombre antiguo, sobre todo en piezas estadounidenses. SDS o FDS es el nombre REACH. Un MSDS estadounidense de doce rúbricas no es la ficha de la UE de dieciséis rúbricas. Sustitúyalo, o pida la ficha de la UE, antes de meterlo como fundamento en un expediente de la Unión.
¿Cuáles de las dieciséis rúbricas cuentan para la declaración?
Rúbrica 1: identificación de la sustancia, el proveedor, CAS, CE, número de registro REACH. Rúbrica 2: clasificación de peligros según CLP. Rúbrica 3: composición y concentraciones, a menudo la llave de la partida arancelaria. Rúbrica 9: propiedades físicas, entre ellas el punto de inflamación, que en líquidos inflamables fuerza la clasificación. Rúbrica 14: datos de transporte, número ONU, nombre oficial, clase, grupo de embalaje. Rúbrica 15: normativa, autorización, restricción, prescripciones nacionales. Las demás rúbricas son para el usuario y los servicios de emergencia: primeros auxilios, incendio, accidental release, manipulación, exposición, toxicología, ecología, eliminación. Esas no las necesita en la declaración, pero sí corresponden a la pieza que conserva, porque el controlador puede pedir la ficha entera, no solo 3, 9 y 14. Una ficha en la que la rúbrica 14 dice 'no aplicable' mientras la sustancia es claramente clase 3, es una ficha que no corresponde al envío o no se ha actualizado. Una ficha en la que la rúbrica 3 omite las concentraciones le hace adivinar la partida arancelaria. Ambas son una parada.
¿Qué versión, qué lengua, qué proveedor?
La ficha debe corresponder a la sustancia que importa, del proveedor de este envío, en una versión que lleve la clasificación CLP actual y el estatuto REACH actual. Una ficha del proveedor anterior, o de hace tres años, puede llevar otra clasificación, otro número ONU o un registro retirado. Eso es peor que no tener ficha, porque contradice la carta de porte y la declaración. La lengua es la lengua del Estado miembro del usuario. Para un destinatario neerlandés eso es neerlandés, o en cualquier caso una ficha que cumple la exigencia lingüística de REACH. Una ficha inglesa puede ser útil internamente. No siempre es la pieza prescrita para el usuario aquí. Pida la ficha en la toma de datos, no en el control. Ponga versión y fecha en la ficha de artículo, y sustituya la ficha cuando entre una nueva. La química cambia. Una ficha de artículo sin versión de la FDS es una ficha que no puede defender.
¿Cómo alimenta la FDS el código de mercancía y el número ONU?
Las rúbricas 3 y 9 alimentan la partida arancelaria. Un compuesto orgánico con un grupo funcional determinado, un punto de inflamación bajo un umbral, un contenido de una sustancia que fuerza una partida residual o una partida específica: eso está en la ficha, no en la factura. Quien clasifica sobre el nombre comercial, clasifica en la columna incorrecta, y se pierde la medida que corresponde a la partida correcta. La rúbrica 14 alimenta el número ONU, la clase y el grupo de embalaje. Ese conjunto va al documento ADR y al etiquetado, no a DMS. Si 14 está vacía, la sustancia no está clasificada como peligrosa para el transporte, o la ficha está incompleta. Esa diferencia debe conocerla antes de pedir el tráiler. Ponga 3, 9 y 14 una al lado de la otra. Una sustancia con punto de inflamación 20 °C y un número ONU de una clase no inflamable es un conflicto interno en la ficha, o una ficha de dos sustancias. Resuélvalo con el proveedor, no con una adivinanza en la ficha de artículo.
¿Cómo se cuelga la FDS de REACH, y qué pasa si falta el número?
La rúbrica 1 o 15 lleva el número de registro REACH si la sustancia por encima del umbral está registrada. Si falta el número, hay tres lecturas: la sustancia está bajo una tonelada al año, está exceptuada, o no está registrada y no puede salir al mercado. La tercera lectura es la predeterminada hasta que se demuestre lo contrario, no la primera. Un Only Representative debe ser visible en la misma identificación, o en la cadena del importador. La FDS de un productor asiático sin representante en la UE es una ficha de alguien que él mismo no puede registrar. El importador es entonces el registrante, o la sustancia no entra en libre práctica. DMS no pide este número. La inspección más tarde sí, y el adquirente que él mismo cae bajo REACH también. Un expediente sin FDS, o con una FDS sin identificación, es un expediente que no puede responder esa pregunta.
¿Qué conserva, y cuánto tiempo, junto a la declaración?
La ficha de este envío, este proveedor, esta versión, junto al expediente, al lado de factura, lista de empaque y documento de transporte. No 'la FDS de esta sustancia' en una carpeta general de 2019. En un control después de la importación, o en un incidente, la pregunta es qué ficha correspondía a aquellos bultos. Una ficha general no responde esa pregunta. La obligación de conservación aduanera es en los Países Bajos de siete años. La FDS cae bajo ella si es el fundamento de la clasificación y de los documentos. Conservar más tiempo es una elección del cliente, no una promesa de un sistema. Lo que no puede hacer es tirar la ficha en cuanto el tráiler se ha ido, porque 'es una pieza de transporte'. Mantenga visible el vínculo: este MRN, este artículo, esta FDS, esta versión. Sin ese vínculo la ficha es un pdf en un buzón, y un pdf en un buzón en una recaudación de tres años más tarde está perdido.